1.1. การประมวลผลข้อมูลหมายถึงการรวบรวม การบันทึก การจัดเรียง การจัดเก็บ การเปลี่ยนแปลง การเปิดเผย การสอบถาม การดึงข้อมูล การใช้ การส่งผ่าน การใช้ข้อมูลร่วมกัน การโอนข้อมูลหรือการให้บุคคลที่สามเข้าถึงข้อมูล การเชื่อมโยงข้อมูล การปิด การลบ หรือการทำลายข้อมูล รวมถึงการดำเนินการหลายรายการดังกล่าวข้างต้น ไม่ว่าจะดำเนินการด้วยวิธีใดหรือใช้วิธีการใด
1.2. บริษัทนายหน้าซื้อขายเงินตราต่างประเทศต้องจัดทำบัญชีรายการและเอกสารเกี่ยวกับวิธีการที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล และต้องเก็บบันทึกการประมวลผลข้อมูล บัญชีรายการวิธีการที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลต้องระบุชื่อ ประเภท และจำนวนของอุปกรณ์ รวมถึงชื่อผู้ผลิตอุปกรณ์ ชื่อและเลขที่ใบอนุญาตของซอฟต์แวร์ที่ใช้ และชื่อผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ตลอดจนที่ตั้งของเอกสารประกอบซอฟต์แวร์ที่ใช้
1.3. ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลต้องประมวลผลข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ภายใต้เงื่อนไขที่กำหนดและตามคำแนะนำและคำสั่งที่ได้รับ และต้องรักษาความลับของข้อมูลที่ได้รับทราบในระหว่างปฏิบัติหน้าที่และไม่ได้มีไว้เพื่อเผยแพร่ต่อสาธารณะ หน้าที่ในการรักษาความลับนี้ยังคงมีผลหลังจากสิ้นสุดการจ้างงานหรือความสัมพันธ์ในการให้บริการกับบริษัท FX
1.4. ห้ามประมวลผลข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต (รวมถึงการบันทึก การแก้ไข การลบ การอ่าน การคัดลอก (การส่งต่อ) การขนย้ายระเบียนโดยไม่ได้รับอนุญาต และการใช้ข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตในรูปแบบอื่นใด (ซึ่งไม่ได้กำหนดไว้ในหน้าที่ราชการ))
1.5. ต้องใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม รวมถึงการเข้ารหัสข้อมูลหากจำเป็น เมื่อส่งข้อมูลผ่านอุปกรณ์สื่อสารข้อมูลหรือขนส่งระเบียน
1.6. ผู้ใช้ฐานข้อมูลแต่ละรายต้องได้รับข้อมูลยืนยันตัวตนส่วนบุคคลเพื่อให้สามารถใช้งานฐานข้อมูลได้ ต้องเปลี่ยนรหัสผ่านสำหรับเข้าใช้งานฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อย่างน้อยไตรมาสละครั้ง ห้ามใช้วิธีการใดๆ ที่ป้อนรหัสผ่านโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ระบบประมวลผลข้อมูลต้องไม่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่ไม่จำเป็นต่อการประมวลผลข้อมูลที่ได้รับอนุญาตและการปฏิบัติหน้าที่ของผู้ใช้รายนั้น
1.7. บริษัทนายหน้าซื้อขายเงินตราต่างประเทศต้องดำเนินมาตรการที่เหมาะสมและเพียงพอ เพื่อให้มั่นใจว่าการประมวลผลข้อมูลทุกครั้งมีบันทึกหลักฐาน ซึ่งสามารถใช้ระบุตัวบุคคลที่ดำเนินการ ลักษณะและเวลาที่ดำเนินการ ตลอดจนข้อเท็จจริงอื่นที่เกี่ยวข้องได้ในภายหลัง รวมถึงข้อมูลว่าใครเป็นผู้บันทึก แก้ไข หรือลบข้อมูลใด และดำเนินการเมื่อใด หรือใครเข้าถึงข้อมูลใดในระบบประมวลผลข้อมูลและเข้าถึงเมื่อใด ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับการส่งข้อมูลทุกครั้ง เมื่อมีการแก้ไขข้อมูลหรือเอกสาร ต้องมีวิธีกู้คืนเนื้อหาของข้อมูลก่อนการแก้ไขได้
1.8. ผู้จัดการหรือพนักงานของบริษัทนายหน้าซื้อขาย FX ต้องอาศัยความคาดหมายที่สมเหตุสมผลว่าข้อมูลที่ส่งมานั้นถูกต้อง ผู้จัดการหรือพนักงานของบริษัทลงทุนต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในฐานข้อมูลเป็นครั้งคราว โดยขอให้บุคคลที่ส่งข้อมูลตรวจสอบข้อมูล และแก้ไขข้อมูลหากจำเป็น หรือยืนยันว่าข้อมูลถูกต้อง
1.9. ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้องซึ่งผู้จัดการหรือพนักงานของบริษัทลงทุนทราบ ต้องถูกปิดกั้น และต้องดำเนินมาตรการที่จำเป็นโดยเร็วเพื่อเพิ่มเติมและแก้ไขข้อมูลดังกล่าว เมื่อเจ้าของข้อมูลร้องขอ ผู้จัดการหรือพนักงานของบริษัทลงทุนต้องแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับเจ้าของข้อมูลในฐานข้อมูล หากเจ้าของข้อมูลแจ้งให้ผู้จัดการหรือพนักงานของบริษัทลงทุนทราบว่าข้อมูลเกี่ยวกับตนไม่ถูกต้อง และส่งข้อมูลที่ถูกต้องมาให้ โดยต้องจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไว้ร่วมกับข้อมูลที่ถูกต้อง พร้อมหมายเหตุระบุช่วงเวลาที่มีการใช้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
1.10. หากมีข้อโต้แย้งเกี่ยวกับความถูกต้องของข้อมูล ให้ระงับการใช้ข้อมูลดังกล่าวไว้จนกว่าจะยืนยันความถูกต้องหรือระบุข้อมูลที่ถูกต้องได้ ต้องแจ้งให้บุคคลภายนอกที่ให้หรือได้รับข้อมูลทราบโดยเร็วถึงการแก้ไขข้อมูล หากสามารถดำเนินการได้ในทางเทคนิคและไม่ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายที่สูงเกินสมควร
1.11. การตัดสินใจโดยอัตโนมัติของระบบประมวลผลข้อมูลโดยไม่มีส่วนร่วมของเจ้าของข้อมูลจะอนุญาตได้เฉพาะภายใต้เงื่อนไขและตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนด
2.1. เจ้าของข้อมูลมีสิทธิถอนความยินยอมให้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลได้ทุกเมื่อ ในกรณีดังกล่าว บริษัทลงทุนจะยุติการประมวลผลข้อมูลในขอบเขตที่เกี่ยวข้อง
2.2. ทุกคนมีสิทธิเข้าถึงข้อมูลของตนที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล เว้นแต่กฎหมายจะจำกัดสิทธินี้ ผู้จัดการฝ่ายบริหารของบริษัท FX เป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจว่าจะอนุญาตหรือปฏิเสธการเข้าถึงข้อมูล รวมถึงการออกสำเนาข้อมูล
2.3. เมื่อเจ้าของข้อมูลร้องขอ บริษัท FX ต้องแจ้งให้เจ้าของข้อมูลทราบถึงข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล แหล่งที่มาของข้อมูล วัตถุประสงค์ในการประมวลผลข้อมูล และบุคคลภายนอกหรือประเภทของบุคคลภายนอกที่ได้รับอนุญาตให้ส่งต่อข้อมูล ตลอดจนข้อเท็จจริงอื่นใดที่เจ้าของฐานข้อมูล (ผู้ประมวลผลข้อมูล) มีหน้าที่ต้องแจ้งให้เจ้าของข้อมูลทราบ เว้นแต่กฎหมายจะจำกัดสิทธิของเจ้าของข้อมูลในการรับข้อมูล ทั้งนี้ หากสามารถทำได้ ต้องจัดส่งข้อมูลตามวิธีที่เจ้าของข้อมูลร้องขอภายใน 5 วันทำการนับจากวันที่ได้รับคำร้องที่เกี่ยวข้อง
2.4. ในกรณีที่กฎหมายกำหนด จะเปิดเผยข้อมูลแก่บุคคลภายนอกที่มีสิทธิตามกฎหมายในการร้องขอและรับข้อมูลดังกล่าว ในกรณีอื่นทั้งหมด จะเปิดเผยข้อมูลแก่บุคคลภายนอกได้ก็ต่อเมื่อเจ้าของข้อมูลให้ความยินยอมที่เกี่ยวข้อง
2.5. ผู้มีอำนาจสามารถตรวจสอบเอกสารเกี่ยวกับการจัดตั้งฐานข้อมูลและเอกสารอื่นใดที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูลได้ ณ สถานที่ของบริษัทการลงทุน
3.1. บริษัทการลงทุนอาจรวบรวมข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะหรือข้อมูลใดๆ ที่เจ้าของข้อมูลส่งให้โดยสมัครใจไว้ในฐานข้อมูล โดยบริษัทอาจขอข้อมูลจากลูกค้าได้เฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการให้บริการแก่ลูกค้าและ/หรือการดำเนินการตามที่ลูกค้าร้องขอเท่านั้น
3.2. บริษัทนายหน้าซื้อขายเงินตราต่างประเทศจะเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูลของลูกค้าเท่าที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ (การให้บริการ) และดำเนินการตามวิธีที่กำหนดไว้สำหรับวัตถุประสงค์นั้นโดยเฉพาะ ข้อมูลที่ไม่จำเป็นจะถูกลบหรือทำลายทันที การใช้ข้อมูลในลักษณะอื่นนอกเหนือจากที่ตกลงกันไว้ก่อนหน้านี้จะทำได้ก็ต่อเมื่อได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูล หรือเป็นไปตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด
3.3. ผู้จัดการและพนักงานของบริษัท FX จะบันทึกและเก็บรักษาข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการ ซึ่งรวมถึง:
a) เอกสารที่ระบุสิทธิและหน้าที่ของบริษัทนายหน้าซื้อขาย FX และลูกค้า หรือเงื่อนไขการให้บริการของบริษัทนายหน้าซื้อขาย FX แก่ลูกค้า;
b) รายละเอียดของบริการและธุรกรรมที่ให้บริการ รวมถึงการสื่อสารใดๆ ระหว่างลูกค้ากับบริษัท FX ในขอบเขตที่ทำให้เห็นภาพรวมของการดำเนินการของบริษัท FX ในการให้บริการ
3.4. ผู้บริหารและพนักงานของบริษัทนายหน้าซื้อขาย FX ต้องบันทึกและเก็บรักษาข้อมูลเกี่ยวกับการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและการบริหารจัดการของบริษัท FX รวมถึงเก็บรักษากฎระเบียบขั้นตอนการปฏิบัติงานภายในของบริษัท
3.5. บุคคลที่คณะกรรมการบริหารของบริษัทนายหน้าซื้อขาย FX แต่งตั้งต้องจัดทำบันทึกเอกสาร และจัดให้มีการเก็บรักษาและจัดเก็บเอกสารดังกล่าวเข้าคลังตามเงื่อนไขและขั้นตอนที่กฎหมายและระเบียบปฏิบัติภายในกำหนด (รวมถึงระยะเวลาการเก็บรักษา)
3.6. บริษัทนายหน้าซื้อขาย FX ต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้อย่างน้อย 5 ปี เว้นแต่กฎหมาย ข้อกำหนดของหน่วยงานกำกับดูแลบริการทางการเงิน ระเบียบภายในของบริษัท FX หรือมติของคณะผู้บริหารของบริษัท FX จะกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูลหรือเอกสารไว้เป็นอย่างอื่น
3.7. ต้องเก็บรักษาข้อตกลงกับลูกค้าและ/หรือเงื่อนไขการให้บริการของบริษัทนายหน้าซื้อขาย FX แก่ลูกค้าไว้อย่างน้อยตราบเท่าที่ความสัมพันธ์ตามสัญญาหรือความสัมพันธ์ทางกฎหมายอื่นใดที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการซื้อขายหรือบริการเสริมที่เกี่ยวข้องแก่ลูกค้ายังคงดำเนินอยู่ เว้นแต่กฎหมายจะกำหนดระยะเวลาที่นานกว่านั้น
