ฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามข้อกำหนดมีหน้าที่รับผิดชอบดังต่อไปนี้:
- ดำเนินการทบทวนภายในเป็นประจำเพื่อให้มั่นใจว่าข้อกำหนดด้านองค์กรของบริษัทมีความเหมาะสม มีประสิทธิผล ครอบคลุม และได้สัดส่วนกับบริการและกิจกรรมที่บริษัทดำเนินการ
- ดำเนินมาตรการแก้ไขที่จำเป็นเมื่อพบข้อบกพร่องในข้อกำหนดด้านองค์กรของบริษัท
- ให้คำแนะนำและช่วยเหลือพนักงานที่ปฏิบัติงานด้านบริการและกิจกรรมต่างๆ ให้ปฏิบัติตามภาระผูกพันของบริษัทที่เกิดจากกฎหมายและคำสั่ง
- เพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงระเบียบภายในของบริษัทในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และนำไปใช้ได้ รวมทั้งส่งเสริมให้พนักงานอ่านระเบียบดังกล่าวซ้ำอย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง
- เพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดของระเบียบภายในอย่างเคร่งครัด เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกฎหมายที่สำคัญหรือการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กร และภายในระยะเวลาอันสมควร จะมีการแจกจ่ายคู่มือระเบียบฉบับปรับปรุงให้แก่พนักงาน เพื่อให้อ่านและรับทราบการเปลี่ยนแปลง พนักงานใหม่ที่เข้าร่วมทีมต้องอ่านระเบียบนี้ มีการจัดเก็บบันทึกรายชื่อพนักงานทุกคน (รวมถึงพนักงานของสาขา) ที่อ่านและเข้าใจระเบียบภายในแล้ว
- เพื่อให้คำแนะนำและข้อมูลแก่พนักงานเกี่ยวกับความรับผิดชอบและหน้าที่ของตน
- จัดทำรายงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นประจำทุกปีโดยอ้างอิงถึงสถานะของมาตรการปฏิบัติตามข้อบังคับของบริษัท ตลอดจนมาตรการแก้ไขที่ดำเนินการเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องใดๆ รายงานนี้จะต้องนำเสนอต่อเจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML และคณะกรรมการบริหาร
เจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามข้อกำหนด AML มีอำนาจดังต่อไปนี้:
- เจ้าหน้าที่กำกับดูแลการป้องกันการฟอกเงิน (AML) มีอำนาจเต็มในการวินิจฉัยขั้นสุดท้ายว่าผู้ที่ประสงค์จะเปิดบัญชีมีคุณสมบัติเหมาะสมที่จะเปิดบัญชีหรือไม่ รวมถึงมีอำนาจพิจารณาความชอบธรรมของธุรกรรมใดๆ และระงับการดำเนินธุรกรรมนั้นหากเห็นว่าจำเป็น
- เจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎ AML มีอำนาจเต็มในการรายงานพฤติกรรมที่น่าสงสัยหรือไม่เหมาะสมต่อหน่วยงานที่มีอำนาจ ไม่ว่าจะได้รับอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูงหรือไม่
หน้าที่ของเจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎ AML:
เจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามข้อกำหนด AML ต้องติดตามกิจกรรมของบริษัทและลูกค้าอย่างต่อเนื่องเพื่อค้นหาสัญญาณที่บ่งชี้ถึงการฟอกเงิน โดยตรวจสอบบันทึกรายการซื้อขาย รายการเดินบัญชี รายงานข้อยกเว้น หรือรายงานและเอกสารอื่นๆ เพื่อค้นหาสัญญาณของกิจกรรมที่น่าสงสัย
เจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามข้อกำหนด AML มีหน้าที่ให้ความร่วมมือในการสอบสวนเกี่ยวกับการฟอกเงินทั้งหมดของหน่วยงานกำกับดูแล และจัดส่งเอกสารและข้อมูลทั้งหมดที่ร้องขอให้แก่หน่วยงานระดับรัฐบาลกลาง ระดับรัฐ และองค์กรกำกับดูแลตนเอง
รับรายงานกิจกรรมที่น่าสงสัย
เจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตาม AML ต้องรับรายงานจากพนักงานทุกฉบับเกี่ยวกับกิจกรรมที่น่าสงสัยหรือการละเมิดโครงการ AML ที่สงสัยว่าเกิดขึ้น เจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตาม AML ต้องรับรายงานดังกล่าวทั้งหมดเป็นความลับจากหัวหน้าแผนกหรือจากพนักงานคนใดก็ได้โดยตรง
เจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตาม AML ต้องตรวจสอบกรณีรายงานพฤติกรรมที่น่าสงสัยแต่ละกรณีอย่างละเอียด โดยต้องจัดทำเอกสารบันทึกกระบวนการตรวจสอบ ข้อมูลที่รวบรวมได้จากการตรวจสอบ และผลการตัดสินใจขั้นสุดท้ายของเจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตาม AML
บริษัทจะดำเนินมาตรการที่สมเหตุสมผลทั้งหมดเพื่อให้มั่นใจว่าบัญชีจะไม่ถูกใช้เพื่อเก็บรักษาทรัพย์สินที่ได้มาจากการกระทำความผิดทางอาญา หรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการกระทำความผิดทางอาญา หรือเพื่อวัตถุประสงค์ใดๆ ที่ขัดต่อพระราชบัญญัติป้องกันการฟอกเงินและข้อบังคับ เพื่อลดความเสี่ยงจากการฟอกเงิน บริษัทจะไม่รับฝากเงินสด
2.2.1 การดำเนินการตามแนวทางที่อิงความเสี่ยง
บริษัทจะใช้มาตรการและขั้นตอนที่เหมาะสมตามแนวทางที่อิงตามความเสี่ยง โดยมุ่งเน้นการดำเนินงานในด้านที่มีแนวโน้มว่าความเสี่ยงจากการฟอกเงิน & การสนับสนุนทางการเงินแก่การก่อการร้ายจะสูงกว่า แนวทางที่อิงตามความเสี่ยงต้อง:
(a) ตระหนักว่าภัยคุกคามจากการฟอกเงินหรือการสนับสนุนทางการเงินแก่การก่อการร้ายแตกต่างกันไปตามลูกค้า ประเทศ บริการ และตราสารทางการเงิน
(b) อนุญาตให้คณะกรรมการบริษัทจำแนกลูกค้าของบริษัทตามระดับความเสี่ยงของธุรกิจแต่ละราย
(c) อนุญาตให้คณะกรรมการบริษัทใช้แนวทางของตนเองในการกำหนดนโยบาย ขั้นตอน และมาตรการควบคุม เพื่อตอบสนองต่อสถานการณ์และลักษณะเฉพาะ
(d) ช่วยให้เกิดระบบที่คุ้มค่าด้านต้นทุนมากขึ้น และ
(e) ส่งเสริมให้บริษัทจัดลำดับความสำคัญของความพยายามและการดำเนินการ เพื่อตอบสนองต่อความเป็นไปได้ที่จะเกิดการฟอกเงินหรือการสนับสนุนทางการเงินแก่การก่อการร้ายผ่านการใช้บริการที่บริษัทให้บริการ
2.2.2 หน้าที่ในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
บริษัทห้ามดำเนินธุรกรรมเฉพาะครั้งหรือสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจในการประกอบธุรกิจทางการเงินที่เกี่ยวข้อง เว้นแต่:
(i) มีขั้นตอนป้องกันการฟอกเงิน ซึ่งหมายถึง:
- ขั้นตอนการยืนยันตัวตน
- ขั้นตอนการเก็บบันทึกและการติดตาม
- การตรวจพบธุรกรรมที่น่าสงสัย;
- ขั้นตอนการรายงานภายในและขั้นตอนอื่นๆ สำหรับการควบคุมภายในและการสื่อสารตามความเหมาะสม เพื่อยับยั้งและป้องกันการฟอกเงิน
(ii) บริษัททำให้พนักงานตระหนักถึงหน้าที่ตามกฎหมายและขั้นตอนปฏิบัติของบริษัท และ
(iii) บริษัทจัดให้มีขั้นตอนการฝึกอบรม
ในบริบทนี้ ธุรกรรมครั้งเดียวหมายถึงธุรกรรมที่ไม่ได้ดำเนินการภายใต้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มีอยู่แล้ว
บริษัทจะไม่ทำธุรกิจกับบุคคลที่ใช้ชื่อหรือที่อยู่ปลอมอย่างเห็นได้ชัด และจะไม่เปิดบัญชีที่ไม่ระบุตัวตน
คำขอจากสื่อ – คำขอให้แถลงการณ์หรือให้ข้อมูลจากสื่อหรือแหล่งอื่นใด ต้องส่งต่อให้ MLRO เป็นผู้ดำเนินการ
2.2.3 ขั้นตอนการยืนยันตัวตน
บริษัทต้องดำเนินการโดยเร็วที่สุดเท่าที่สมเหตุสมผลหลังจากมีการติดต่อครั้งแรก และไม่ว่าในกรณีใดต้องดำเนินการก่อนโอนหรือจ่ายเงินจำนวนใดให้แก่บุคคลที่สาม เพื่อให้ได้มาซึ่งหลักฐานที่น่าพอใจ หรือใช้มาตรการอื่นใดที่จะทำให้ได้มาซึ่งหลักฐานที่น่าพอใจเกี่ยวกับตัวตนของลูกค้าหรือคู่สัญญาใดๆ (เรียกว่า “ผู้ยื่นคำขอ”) หากปรากฏว่าลูกค้าดำเนินการในนามของบุคคลอื่น ข้อกำหนดในการระบุตัวตนจะครอบคลุมถึงการขอหลักฐานที่เพียงพอเกี่ยวกับตัวตนของบุคคลที่สามดังกล่าวด้วย หากไม่ได้รับหลักฐานที่น่าพอใจ บริษัทจะไม่ดำเนินธุรกิจใดๆ ต่อไป และจะยุติข้อตกลงใดๆ ที่ได้ทำไว้กับลูกค้า หากทราบหรือสงสัยว่ามีการฟอกเงิน จะรายงานเรื่องดังกล่าวต่อ MLRO โดยไม่ชักช้า ตามที่กำหนดไว้ในขั้นตอนเหล่านี้
วิธีการยืนยันตัวตน
บริษัทจะตรวจสอบให้แน่ใจว่ากำลังติดต่อกับบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลที่มีอยู่จริง และจะรวบรวมหลักฐานที่เพียงพอเพื่อยืนยันว่าผู้สมัครเป็นบุคคลหรือนิติบุคคลดังกล่าว ในกรณีที่อาศัยบุคคลที่สามในการระบุตัวตนหรือยืนยันตัวตนของผู้สมัคร บริษัทจะยังคงมีความรับผิดชอบทางกฎหมายโดยรวมในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนและหลักฐานที่ได้รับนั้นเป็นที่น่าพอใจ
เนื่องจากไม่มีเอกสารยืนยันตัวตนรูปแบบใดที่รับประกันได้อย่างสมบูรณ์ว่าเป็นของจริงหรือระบุตัวตนได้ถูกต้อง กระบวนการยืนยันตัวตนจึงต้องอาศัยข้อมูลจากหลายแหล่ง ดังนั้น ห้ามใช้เอกสารหรือแหล่งข้อมูลเพียงแหล่งเดียว (ยกเว้นฐานข้อมูลที่จัดทำขึ้นจากแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือหลายแหล่ง) เพื่อยืนยันทั้งชื่อและที่อยู่ถาวร
บริษัทจะดำเนินมาตรการที่จำเป็นทั้งหมดตามกฎหมายและข้อบังคับว่าด้วยการป้องกันการฟอกเงินที่ใช้บังคับ เพื่อระบุตัวตนของลูกค้าและผู้รับประโยชน์ที่แท้จริง โดยไม่มีข้อยกเว้น ลูกค้าใหม่ที่ประสงค์จะสมัครใช้บริการจะต้องได้รับการแนะนำจากลูกค้าปัจจุบัน และ/หรือมีความสัมพันธ์กับบริษัทอยู่ก่อนแล้ว
ตัวอย่างเอกสารหลักฐานที่เหมาะสมมีดังต่อไปนี้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่ยื่นเป็นเอกสารต้นฉบับ หรือสำเนาถูกต้องที่รับรองโดยทนายความ โนตารีพับลิก หรือตัวกลางทางการเงินที่ได้รับอนุญาต เอกสารทั้งหมดต้องมาจากแหล่งที่เชื่อถือได้ ซึ่งแก้ไขหรือได้มาโดยผิดกฎหมายได้ยาก ต้องถ่ายสำเนาเอกสารแสดงตนทั้งหมด ณ สถานที่ประกอบการของบริษัท และ/หรือ ต่อหน้า Executive Director และ/หรือ MLRO และ/หรือบุคคลที่บริษัทกำหนด
การตรวจสอบสถานะ
จำเป็นต้องรวบรวมและบันทึกข้อมูลในหมวดหมู่ต่อไปนี้
- แหล่งที่มาของเงินทุน;
- แหล่งที่มาของความมั่งคั่ง (คำอธิบายกิจกรรมทางเศรษฐกิจที่สร้างมูลค่าสุทธิ)มูลค่าสุทธิโดยประมาณ;
- เอกสารอ้างอิงหรือเอกสารอื่นๆ เพื่อยืนยันข้อมูลเกี่ยวกับชื่อเสียง หากมี;
- วัตถุประสงค์ของบัญชีและลักษณะของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
ลูกค้าบุคคล
บริษัทจะตรวจสอบยืนยันตัวตนให้เป็นที่พอใจของบริษัท โดยอ้างอิงจากเอกสารแสดงตัวตนอย่างเป็นทางการหรือหลักฐานอื่นใดที่เหมาะสมตามสถานการณ์ ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง: ชื่อและนามสกุล; วันเดือนปีและสถานที่เกิด; สัญชาติ; สถานภาพสมรส; ชื่อคู่สมรสในกรณีที่สมรสแล้ว; ชื่อบิดามารดา; ที่อยู่โดยละเอียด รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์และรหัสพื้นที่; หมายเลขโทรศัพท์และอีเมล; ลายมือชื่อ; อาชีพ; ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้และสถานะทางการเงิน เอกสารแสดงตัวตนต้องยังไม่หมดอายุ ณ เวลาที่เปิดบัญชี
- ควรขอและทำสำเนาหลักฐานยืนยันตัวตนของผู้สมัครในรูปแบบต่อไปนี้:
- เอกสารที่มีรูปถ่าย: หนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชน;
- เลขทะเบียนภาษีเงินได้;
- การยืนยันที่อยู่
บริษัทต้องขอหลักฐานแยกต่างหากเพื่อยืนยันที่พักอาศัยถาวรของผู้สมัครด้วย โดยควรใช้แหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดเท่าที่มี แนะนำให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้อย่างน้อยหนึ่งขั้นตอนเพื่อยืนยันที่อยู่:
เอกสารระบุตัวตนที่ไม่มีรูปถ่ายหรือลายมือชื่อและสามารถหาได้ง่าย (เช่น สูติบัตรและใบอนุญาตขับขี่) ไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานยืนยันตัวตนเพียงอย่างเดียวได้
ลูกค้าองค์กร
โดยปกติแล้ว หากบริษัทผู้ยื่นคำขอจดทะเบียนอยู่ในตลาดหลักทรัพย์ที่ได้รับการยอมรับหรืออนุมัติ หรือมีหลักฐานอิสระแสดงว่าบริษัทผู้ยื่นคำขอเป็นบริษัทย่อยที่บริษัทดังกล่าวถือหุ้นทั้งหมด หรือเป็นบริษัทย่อยที่อยู่ภายใต้การควบคุมของบริษัทดังกล่าว ก็ไม่จำเป็นต้องดำเนินการเพิ่มเติมเพื่อยืนยันตัวตนนอกเหนือจากการตรวจสอบทางการค้าตามปกติและการตรวจสอบสถานะ
ในกรณีที่บริษัทผู้ยื่นคำขอเป็นบริษัทที่ไม่ได้จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ โดยกรรมการหลักหรือผู้ถือหุ้นไม่มีบัญชีอยู่กับบริษัทของเรา เอกสารต่อไปนี้จะต้องขอรับรองความถูกต้องจากแหล่งข้อมูลที่เป็นทางการหรือแหล่งข้อมูลอิสระที่ได้รับการยอมรับ:
- สำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัท/หนังสือรับรองการประกอบกิจการ หรือเอกสารเทียบเท่า หลักฐานยืนยันที่อยู่จดทะเบียนของบริษัท รายชื่อผู้ถือหุ้นและกรรมการ หนังสือรับรองสถานะการประกอบธุรกิจ;
- หนังสือมอบอำนาจที่ได้รับการรับรองอย่างถูกต้องจากบริษัทฯเพื่อจัดตั้งความสัมพันธ์ทางธุรกิจ;
- สำเนาข้อความจากทะเบียนการค้า หรือเอกสารเทียบเท่า ซึ่งแสดงการจดทะเบียนการกระทำและการแก้ไขเพิ่มเติมของบริษัท;
- ชื่อและที่อยู่ของผู้มีอำนาจลงนามอย่างน้อยสองคนและกรรมการที่ได้รับมอบอำนาจขององค์กร;
- ชื่อและที่อยู่ของเจ้าของผลประโยชน์ขององค์กร;
- หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับบริษัท หรือเอกสารเทียบเท่า ที่ได้จดทะเบียนอย่างถูกต้องกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง;
รายละเอียดและลักษณะการประกอบธุรกิจ ได้แก่:
- วันที่เริ่มดำเนินธุรกิจ;
- ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่นำเสนอ;
- สถานประกอบการหลัก;
- งบการเงินล่าสุดเกี่ยวกับบริษัท (ถ้ามี)
บริษัทจะพยายามรวบรวมรายชื่อสมาชิกหรือรายชื่อและที่อยู่ของผู้ถือหุ้นที่มีอำนาจควบคุมในบริษัทเท่าที่เป็นไปได้ ในกรณีที่จำเป็น บริษัทจะขอรวบรวมข้อมูลเดียวกันที่จำเป็นของลูกค้าแต่ละรายที่เกี่ยวข้องกับเจ้าของผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นบริษัท ซึ่งได้รับการพิสูจน์แล้วว่าถือหุ้นสิบเปอร์เซ็นต์ (10%) หรือมากกว่าของหุ้นที่ออกจำหน่ายของบริษัท
ทรัสต์ (Trust)
ในกรณีที่ลูกค้าเป็นผู้ดูแลผลประโยชน์ (ทรัสตี) บริษัทจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงสร้างของกองทรัสต์โดยอิงตามข้อมูลและเอกสารที่ลูกค้าให้ไว้ เพื่อให้เพียงพอต่อการระบุผู้ให้บริการกองทุน (เช่น เซทเทลอร์) ผู้ที่มีอำนาจควบคุมกองทุน (เช่น ทรัสตี) และบุคคลหรือหน่วยงานใดๆที่มีอำนาจถอดถอนผู้ดูแลผลประโยชน์ ผู้ดูแลผลประโยชน์จะต้องตรวจสอบตัวตนของผู้จัดตั้งกองทรัพย์หรือบุคคลใดๆที่เพิ่มทรัพย์สินให้กับกองทรัสต์ตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบตัวตนของลูกค้า และผู้ดูแลผลประโยชน์จะต้องระบุวัตถุประสงค์และลักษณะของกองทรัสต์ตลอดจนที่มาของเงินที่นำมาจัดตั้งกองทรัสต์ บริษัทจะใช้ดุลพินิจพิจารณาอย่างเหมาะสมเกี่ยวกับความจำเป็นในการตรวจสอบสถานะเพิ่มเติม
เจ้าของผลประโยชน์
บริษัทจำเป็นต้องดำเนินการตรวจสอบอย่างรอบคอบกับเจ้าของผลประโยชน์หลักทั้งหมดที่ระบุไว้ โดยยึดหลักการดังต่อไปนี้:
บุคคลธรรมดา: ในกรณีที่ผู้ยื่นคำขอเป็นบุคคลธรรมดา บริษัทจะต้องพิจารณาข้อมูลและเอกสารประกอบที่ลูกค้าจัดส่งมา เพื่อยืนยันให้ชัดเจนว่า ลูกค้ากำลังดำเนินการในนามของตนเอง
นิติบุคคล: ในกรณีที่ลูกค้าเป็นบริษัท เช่น บริษัทลงทุนเอกชน บริษัทจะต้องเข้าใจโครงสร้างของบริษัทตามข้อมูลและเอกสารที่ลูกค้าจัดเตรียมมาให้ เพื่อให้เพียงพอต่อการระบุแหล่งที่มาของเงินทุน เจ้าของหุ้นหลักและผู้มีอำนาจควบคุมกองทุน เช่น กรรมการผู้จัดการและผู้มีอำนาจในการสั่งการกรรมการผู้จัดการของบริษัท สำหรับผู้ถือหุ้นรายอื่น บริษัทจะใช้ดุลยพินิจตามสมควรเกี่ยวกับความจำเป็นในการตรวจสอบสถานะเพิ่มเติม หลักการนี้บังคับใช้กับผู้ถือหุ้นโดยไม่คำนึงว่าทุนเรือนหุ้นจะอยู่ในรูปแบบจดทะเบียนหรือในรูปแบบผู้ถือ
2.2.4 ประเทศที่มีความเสี่ยงสูง
บริษัทจะเพิ่มความเข้มงวดในการตรวจสอบอย่างละเอียดยิ่งขึ้นกับลูกค้าและเจ้าของผลประโยชน์ที่อาศัยอยู่ในและจัดหาเงินทุนจากประเทศที่ระบุโดยแหล่งที่เชื่อถือได้ว่ามีมาตรฐานการป้องกันการฟอกเงินไม่เพียงพอหรือมีความเสี่ยงสูงต่ออาชญากรรมและการทุจริต บริษัทจะใช้มาตรฐานที่เข้มงวดมากขึ้นกับการทำธุรกรรมที่ดำเนินการโดยลูกค้าหรือเจ้าของผลประโยชน์ที่มีภูมิลำเนาอยู่ในประเทศดังกล่าว
เขตอำนาจศาลนอกชายฝั่ง
ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานที่จัดตั้งขึ้นในเขตอำนาจศาลนอกอาณาเขตครอบคลุมได้รับการคุ้มครองโดยขั้นตอนการตรวจสอบสถานะที่ระบุไว้ตามแนวทางในข้อปฏิบัตินี้ อย่างไรก็ตาม บริษัทจะใช้มาตรฐานที่เข้มงวดมากขึ้นสำหรับธุรกรรมที่ดำเนินการโดยลูกค้าหรือเจ้าของผลประโยชน์ซึ่งมีสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ในเขตอำนาจศาลดังกล่าว
กิจกรรมที่มีความเสี่ยงสูง
ลูกค้าและเจ้าของผลประโยชน์ที่มีแหล่งที่มาของสินทรัพย์มาจากกิจกรรมที่ทราบกันว่าเสี่ยงต่อการฟอกเงินจะต้องได้รับการตรวจสอบอย่างเข้มงวด
เจ้าหน้าที่ของรัฐ
บุคคลที่ดำรงหรือเคยดำรงตำแหน่งในหน่วยงานภาครัฐ เช่น เจ้าหน้าที่ของรัฐ เจ้าหน้าที่อาวุโสขององค์กรของรัฐ นักการเมือง เจ้าหน้าที่พรรคการเมือง ฯลฯ และครอบครัวและผู้ใกล้ชิดจะถูกตรวจสอบตรวจสอบอย่างเข้มงวด
2.2.5 ความรับผิดชอบในการยืนยันตัวตน
MLRO มีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบยืนยันตัวตนของผู้ยื่นคำขอใหม่แต่ละราย เมื่อบริษัทฯรับลูกค้ารายใหม่ ขั้นตอนการตรวจสอบยืนยันตัวตนจะต้องดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ และต้องได้รับเอกสารยืนยันตัวตนของผู้ยื่นคำขอใหม่ที่น่าพอใจ ก่อนที่จะส่งข้อตกลงลูกค้า (customer agreement) ให้กับผู้ยื่นคำขอ ยกเว้นในกรณีพิเศษ (ตามที่กำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรโดยเจ้าหน้าที่กำกับการดูแล)
2.2.6 ขั้นตอนการยืนยันตัวตน
กระบวนการตรวจสอบยืนยันตัวตนจะต้องจัดทำเป็นเอกสาร โดยการบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องในแบบสอบถามข้อมูลประจำตัวลูกค้าของบริษัท
หากมีข้อสงสัยว่าจะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลใดบ้างในการตรวจสอบยืนยันตัวตนของผู้ยื่นคำขอ เจ้าหน้าที่ต้องปรึกษากับ MLRO เพื่อขอคำแนะนำโดยเร็วที่สุด ก่อนที่จะมีการดำเนินธุรกรรมใดๆ
2.2.7 การอนุมัติจากเจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML
เมื่อกรอกแบบสอบถามข้อมูลประจำตัวลูกค้าเสร็จเรียบร้อยแล้ว พนักงาน หรือ บุคคลที่บริษัทฯแต่งตั้ง จะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนและลงลายมือชื่อ และจะต้องส่งมอบแบบฟอร์มดังกล่าวไปยังเจ้าหน้าที่กำกับดูแลเพื่อทำการเก็บบันทึก สำหรับผู้ยื่นคำขอแต่ละราย เจ้าหน้าที่กำกับดูแลจะต้องลงนามในแบบฟอร์มด้วย และจะรับผิดชอบในการพิจารณาเกี่ยวกับการขอรับข้อมูลเพิ่มเติม รวมถึงเอกสารประกอบต่างๆที่จำเป็นก่อนที่จะดำเนินธุรกิจกับผู้ยื่นคำขอรายนั้น
2.2.8 ขั้นตอนการเก็บบันทึก
บริษัทยังต้องเก็บรักษาบันทึกข้อมูลทั้งหมดไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับตั้งแต่วันที่ทำธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์ เอกสารเหล่านี้ควรประกอบด้วยเอกสารบันทึกการยืนยันตัวตนของคู่สัญญาและบันทึกการทำธุรกรรมที่ทำกับหรือเพื่อสำหรับลูกค้ารายนั้น
2.2.9 การติดตามและการประเมินผลเป็นระยะ
บริษัทจะใช้ดุลพินิจอย่างรอบคอบในการพิจารณาว่าขั้นตอนการตรวจสอบสถานะเพิ่มเติมใดที่จำเป็นจะต้องดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวกับลูกค้าปัจจุบัน (ถ้ามี) และจะใช้ระบบการตรวจสอบกิจกรรมบัญชีลูกค้าเป็นระยะดังต่อไปนี้:
- ลูกค้าที่มีความเสี่ยงต่ำ – ทุก 22 เดือน
- ลูกค้าที่มีความเสี่ยงปานกลาง – ทุก 18 เดือน
- ความเสี่ยงสูง – ทุก 12 เดือน
พนักงานทุกคนมีหน้าที่ตามกฎหมายและข้อบังคับในการรายงานข้อมูลที่ทราบ หากข้อมูลนั้นก่อให้เกิดความสงสัย หรือมีเหตุอันสมควรเกี่ยวกับการฟอกเงิน ดังนั้นแม้ว่าพนักงานจะไม่ทราบหรือสงสัยจริง แต่ถ้าหากควรจะรู้หรือสงสัยได้อย่างสมเหตุสมผล แต่ไม่รายงาน ก็ถือว่าเป็นการกระทำความผิด ด้วยเหตุนี้จึงต้องมีการเฝ้าระวังธุรกรรมที่น่าสงสัยอย่างต่อเนื่อง การทำความเข้าใจลูกค้าเป็นแนวทางการป้องกันที่สำคัญที่สุดของบริษัทในการป้องกันหรือตรวจจับกิจกรรมการฟอกเงิน เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทในการตรวจสอบตัวตนของพันธมิตรรายใหม่ และให้แน่ใจว่าพวกเขามีส่วนร่วมในกิจกรรมทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมาย และปฏิบัติตามมาตรฐานระดับสูงด้านความซื่อสัตย์และการดำเนินธุรกิจเช่นเดียวกับบริษัท
ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการฟอกเงินมีการกำหนดไว้อย่างกว้างๆในอดีตและรวมถึง: การจงใจเพิกเฉยต่อสิ่งที่เห็นได้ชัดเจนโดยเจตนา จงใจเพิกเฉยและเลินเล่อในการดำเนินการสืบสวนเช่นบุคคลที่ซื่อสัตย์และมีเหตุมีผลพึงจะทำ ข้อมูลที่เกี่ยวกับสถานการณ์ของธุรกรรม ซึ่งสถานการณ์เหล่านั้นอาจชี้ให้เห็นถึงการกระทำผิดกฎหมาย หรือ เป็นการกระทำที่ควรต้องมีการสอบสวนเพิ่มเติม
ความสงสัยได้รับการประเมินตามอัตวิสัย แม้ว่าจะนอกเหนือไปจากการคาดเดาก็ตาม เหตุอันสมควรที่ต้องสงสัยถือเป็นการทดสอบตามวัตถุประสงค์มากกว่าการทดสอบความสงสัยเชิงอัตวิสัย ดังนั้นอาจรวมถึงการเพิกเฉยโดยเจตนา (เช่น การเมินเฉยต่อสิ่งที่เห็นได้ชัด) ความประมาทเลินเล่อ (ไม่ใส่ใจหรือละเลยในการสอบถามข้อมูลอย่างละเอียดถี่ถ้วน) และความล้มเหลวในการประเมินข้อเท็จจริงและข้อมูลที่นำเสนอหรือข้อมูลที่มีอยู่ โปรดทราบว่าข้อสงสัยจะขึ้นอยู่กับลักษณะของความสัมพันธ์และการทำธุรกรรมตลอดจนสถานการณ์เฉพาะของแต่ละกรณี
ดังนั้น บริษัทจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานจะดำเนินการทุกขั้นตอนอย่างเหมาะสมตามบริบทของสถานการณ์นั้นๆ เพื่อทำความเข้าใจลูกค้า และเข้าใจเหตุผลของการทำธุรกรรมหรือคำสั่ง บริษัทจะเก็บบันทึกรายงานที่จัดทำโดยพนักงานและรายงานที่ส่งไปยังหน่วยงานกำกับดูแล
โดยทั่วไป ธุรกรรมที่น่าสงสัยมักจะเป็นธุรกรรมที่ไม่สอดคล้องกับกิจกรรมทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมายของลูกค้า เพื่ออำนวยความสะดวกในการประเมินธุรกรรมที่น่าสงสัย บริษัทจะเน้นไปที่การทำความเข้าใจในธุรกิจของลูกค้าและการเก็บบันทึกเอกสารอย่างเพียงพอ ทั้งในส่วนธุรกิจของลูกค้าและความต้องการของลูกค้า และการเก็บบันทึกเอกสารที่เพียงพอจะช่วยอำนวยความสะดวกในการประเมิน โดยเป็นความรับผิดชอบของพนักงานทุกคนในการรายงานข้อมูลหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงิน
คำถามต่อไปนี้อาจช่วยในการพิจารณาว่าธุรกรรมนั้นน่าสงสัยหรือไม่:
- ธุรกรรมนี้สอดคล้องกับธุรกิจที่ทราบของลูกค้าหรือไม่?
- ขนาดของธุรกรรมนี้เป็นไปตามมาตรฐานปกติหรือไม่?
- มีธุรกรรมอื่นใดที่เชื่อมโยงกับธุรกรรมที่บริษัททราบและอาจออกแบบมาเพื่อปลอมแปลงเงินและโอนไปเป็นรูปแบบอื่นหรือปลายทางอื่นหรือผู้รับผลประโยชน์อื่นหรือไม่?
- ธุรกรรมนี้สมเหตุสมผลสำหรับลูกค้าหรือไม่?
- รูปแบบการทำธุรกรรมของลูกค้ามีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่?
- ลูกค้ามีเหตุผลในการทำธุรกิจในประเทศที่น่ากังวลหรือไม่?
- วิธีการชำระเงินของลูกค้าผิดปกติหรือไม่?
หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงิน ไม่ว่าจะเล็กน้อยเพียงใด ควรปรึกษากับ MLRO ทันที แบบฟอร์มภายในสำหรับการรายงานข้อสงสัยหรือข้อมูลเกี่ยวกับการฟอกเงินรวมอยู่ในคู่มือฉบับนี้
ควรดำเนินขั้นตอนในการตรวจสอบเพิ่มเติมสำหรับบัญชีที่ถือครองโดยลูกค้าที่ดำรงตำแหน่งที่ได้รับความไว้วางใจจากสาธารณะ เช่น เจ้าหน้าที่รัฐ นักการเมือง และบัญชีที่เกี่ยวข้องอื่นๆที่ทราบ
พนักงานจะต้องรายงานกิจกรรมที่น่าสงสัยที่เกี่ยวข้องกับการฟอกเงินต่อ MLRO
รายงานพฤติกรรมที่น่าสงสัยควรมีการบันทึกข้อมูลอย่างครบถ้วน ซึ่งรวมถึงชื่อและตำแหน่งของพนักงานที่รายงาน ข้อมูลรายละเอียดของลูกค้า และคำอธิบายข้อมูลที่ทำให้เกิดความสงสัย
กระบวนการสอบสวนภายในบริษัททั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับรายงาน และเหตุผลที่ตัดสินใจว่าจะส่งรายงานไปยังหน่วยงานกำกับดูแลหรือไม่นั้น ควรได้รับการบันทึกไว้ด้วย
MLRO ควรแจ้งเตือนพนักงานที่รายงานให้หลีกเลี่ยง "การเปิดเผยข้อมูลความลับทางราชการให้ผู้อื่นทราบ" (tipping-off) ของรายงานข้อสงสัย และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายงานไม่ควรเปิดเผยต่อบุคคลที่สาม
ข้อกำหนดในการรายงานยังครอบคลุมถึงสถานการณ์ที่ธุรกิจหรือธุรกรรมไม่ได้ดำเนินการต่อ เนื่องจากสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการยื่นคำขอหรือข้อเสนอของลูกค้าที่ก่อให้เกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงิน
บริษัทมีหน้าที่รับรองว่าลูกค้าแต่ละรายได้ยื่นแบบสอบถามการทำความรู้จักกับลูกค้า (KYC) ที่ลงนามเรียบร้อยแล้ว (ต่อไปนี้เรียกว่า “แบบฟอร์ม KYC”)
บริษัทมีหน้าที่ให้ความช่วยเหลือแก่ลูกค้าอย่างเหมาะสมเพื่อให้แบบฟอร์ม KYC เสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้อง บริษัทจะต้องแจ้งให้ลูกค้าทุกคนทราบถึงความสำคัญของการกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม KYC ให้เสร็จสิ้นอย่างถูกต้อง เพื่อให้บริษัทสามารถให้บริการ ปกป้อง และส่งเสริมผลประโยชน์ของลูกค้าได้อย่างถูกต้อง
การทำความเข้าใจกับประสบการณ์การลงทุนของลูกค้ารวมถึงการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางการเงินที่ลูกค้าเคยดำเนินการในอดีต ประเภทและจำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนความถี่ของการทำธุรกรรม
บริษัทจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเป้าหมายการลงทุนของลูกค้า รวมถึงระยะเวลาการลงทุนที่ตั้งใจไว้ (ระยะสั้น ระยะกลาง ระยะยาว) และระดับการยอมรับความเสี่ยงของลูกค้า (ต่ำ ปานกลาง หรือสูง)
นอกจากนี้ การประเมินการถือครองสินทรัพย์ทางการเงินของลูกค้าจะต้องรวมไปถึงภาพรวมของพอร์ตการลงทุนของลูกค้า รายได้ของลูกค้า และสินทรัพย์หลักของลูกค้า (อสังหาริมทรัพย์ สินทรัพย์ทางการเงิน สินทรัพย์ที่มีมูลค่าสูง สินทรัพย์ที่สำคัญอื่นๆ) ค่าใช้จ่ายประจำเดือนและภาระผูกพันในการชำระหนี้ของลูกค้า
บริษัทจะต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงความจำเป็นในการแจ้งให้บริษัททราบถึงการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดทางการเงินและเงื่อนไขของลูกค้าในอนาคต
พนักงานทุกคนมีหน้าที่รายงานข้อมูลหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงินตามขั้นตอนปฏิบัติเหล่านี้พนักงานถือว่ามีความผิดหากมีเหตุอันควรสงสัย/รู้เห็นเกี่ยวกับการฟอกเงินแต่ไม่ทำการรายงาน ดังนั้นหากคุณมีข้อสงสัยไม่ว่าจะเล็กน้อยเพียงใด:
(a) แจ้ง MLRO ด้วยวาจาทันทีและกรอกแบบฟอร์มการรายงานนี้ ตอนนี้คุณจะพ้นจากความรับผิดทางอาญาส่วนบุคคลแล้ว อย่างไรก็ตาม คุณต้องปฏิบัติตามคำแนะนำของเจ้าหน้าที่กำกับดูแลและฝ่ายบริหารในส่วนที่เกี่ยวกับลูกค้าและธุรกรรมนั้นจนกว่าเรื่องจะยุติ;
(b) คุณไม่สามารถจัดการพอร์ตการลงทุนของลูกค้าต่อไปได้จนกว่าคุณจะได้รับอนุญาตจากเจ้าหน้าที่กำกับดูแล;
(c) เจ้าหน้าที่กำกับดูแลจะต้องตรวจสอบสถานการณ์ร่วมกับผู้บริหารระดับสูงโดยทันที;
(d) ไม่ว่าการประเมินจะสรุปผลว่ามีความน่าสงสัยจริงหรือไม่ กรณีที่ยังคงมีข้อสงสัย บริษัทจะต้องจัดทำรายงานที่เป็นความลับต่อเจ้าหน้าที่ ซึ่งจะกำหนดแนวทางการดำเนินการต่อไปให้กับบริษัท;
(e) คุณต้องไม่แจ้งลูกค้าหรือบุคคลอื่นใดทราบว่าคุณหรือบริษัทได้ทำรายงาน;
(f) หากคุณมีข้อสงสัย ให้ขอคำแนะนำจากเจ้าหน้าที่กำกับดูแล
กรุณากรอกรายละเอียดต่อไปนี้ให้ครบถ้วน
- ชื่อลูกค้า:
- ประเทศที่จดทะเบียน/ประเทศต้นกำเนิด:
- ประเภทของลูกค้า (กรุณาขีดเส้นใต้ประเภทที่ตรงกับคุณ):
- ห้างหุ้นส่วนบริษัท
- ชื่อผู้ติดต่อ:
- ตำแหน่ง:
- รายละเอียดการติดต่อ:
- โทรศัพท์:
- โทรสาร:
6. ลูกค้าเป็นลูกค้าเดิมหรือไม่
- ใช่
- ไม่ - กรุณาแจ้งข้อมูลประจำตัวทั้งหมดที่มีอยู่
8. ข้อสงสัยหรือข้อมูลที่ได้รับระหว่างขั้นตอนการยืนยันตัวตน:
(ก) ลูกค้าได้รับการแนะนำให้รู้จักกับเราได้อย่างไร?
(ข) การยืนยันตัวตนเสร็จสมบูรณ์หรือไม่?
(ค) การยืนยันตัวตนของลูกค้าเป็นไปด้วยความยากลำบากผิดปกติหรือไม่?
ถ้าใช่ กรุณาระบุ:
9. โปรดให้รายละเอียดในช่องด้านล่างเกี่ยวกับข้อมูลหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงิน กรุณาระบุเหตุผลที่คุณมีความสงสัยและข้อมูลอื่นๆที่เกี่ยวข้อง กรุณาแจ้งข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ประเด็นต่อไปนี้อาจเป็นประโยชน์:
(a) บทบาทของผู้ดูแลทรัพย์สิน (fiduciary) ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารพอร์ตการลงทุนนั้นปกติหรือไม่?
(b) มีการฝากเงินเข้าบัญชีโดยใช้เช็คของบุคคลที่สามโดยไม่มีความเกี่ยวข้องที่ชัดเจนกับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นนักลงทุนหรือไม่?
(c) มีการชำระเงินเข้าบัญชีด้วยเช็คซึ่งมีชื่อของเจ้าของบัญชี ผู้ลงนามเช็ค และผู้สนใจลงทุนไม่ตรงกันใช่หรือไม่?
(d) สถานการณ์อื่นๆที่น่าสงสัย:
10. MLRO: โปรดเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนหรือลบล้างข้อสงสัย
