Bộ phận Tuân thủ có các trách nhiệm sau:
- Thực hiện rà soát nội bộ định kỳ để bảo đảm các yêu cầu về tổ chức của Công ty phù hợp, hiệu quả, toàn diện và tương xứng với các dịch vụ và hoạt động mà Công ty thực hiện.
- Thực hiện các biện pháp khắc phục cần thiết khi phát hiện những thiếu sót trong các yêu cầu về tổ chức của Công ty.
- Tư vấn và hỗ trợ nhân viên thực hiện các dịch vụ và hoạt động tuân thủ những nghĩa vụ của Công ty phát sinh từ pháp luật và các Chỉ thị.
- Đảm bảo Quy chế nội bộ của Công ty được cung cấp dưới dạng điện tử để tất cả nhân viên sử dụng, đồng thời khuyến khích nhân viên đọc lại Quy chế ít nhất hai lần mỗi năm.
- Đảm bảo Công ty tuân thủ nghiêm túc các quy định trong Quy chế nội bộ. Sau khi có bất kỳ thay đổi đáng kể nào về pháp luật hoặc thay đổi nội bộ về cơ cấu tổ chức, trong một khoảng thời gian hợp lý, Sổ tay Quy chế được cập nhật sẽ được gửi đến nhân viên để đọc và nắm rõ các thay đổi. Nhân viên mới khi gia nhập đội ngũ phải đọc Quy chế này. Công ty lưu hồ sơ về tất cả nhân viên (bao gồm cả nhân viên tại chi nhánh) đã đọc và hiểu Quy chế nội bộ.
- Cung cấp hướng dẫn và thông tin cho nhân viên về trách nhiệm và nghĩa vụ của họ.
- Lập báo cáo tuân thủ bằng văn bản hằng năm, nêu rõ tình trạng các biện pháp tuân thủ của Công ty cũng như mọi biện pháp khắc phục đã được thực hiện để xử lý các thiếu sót. Báo cáo này phải được trình lên Cán bộ phụ trách tuân thủ AML và Hội đồng quản trị.
Cán bộ phụ trách tuân thủ AML được trao các quyền hạn sau:
- Cán bộ phụ trách tuân thủ AML có toàn quyền đưa ra quyết định cuối cùng về việc người dự kiến mở tài khoản có đủ điều kiện mở tài khoản hay không, đồng thời có quyền xác định tính hợp pháp của bất kỳ giao dịch nào và tạm dừng thực hiện giao dịch đó nếu xét thấy cần thiết.
- Cán bộ phụ trách tuân thủ AML có toàn quyền báo cáo mọi hành vi đáng ngờ hoặc không phù hợp cho cơ quan chức năng, dù có hay không có sự chấp thuận của ban lãnh đạo cấp cao.
Nhiệm vụ của Cán bộ tuân thủ AML:
- Giám sát hoạt động của công ty
Cán bộ phụ trách tuân thủ chống rửa tiền phải liên tục theo dõi hoạt động của Công ty và khách hàng để phát hiện dấu hiệu rửa tiền, bằng cách rà soát nhật ký giao dịch, sao kê tài khoản, báo cáo ngoại lệ hoặc các báo cáo và tài liệu khác nhằm xác định dấu hiệu hoạt động đáng ngờ.
Cán bộ phụ trách tuân thủ AML chịu trách nhiệm phối hợp trong mọi cuộc điều tra về rửa tiền do cơ quan quản lý tiến hành; cung cấp tất cả tài liệu và thông tin được yêu cầu cho các cơ quan liên bang, cấp bang và các tổ chức tự quản.
Tiếp nhận báo cáo về hoạt động đáng ngờ
Cán bộ phụ trách tuân thủ AML có trách nhiệm tiếp nhận mọi báo cáo của nhân viên về hoạt động đáng ngờ hoặc các vi phạm bị nghi ngờ đối với Chương trình AML. Cán bộ phụ trách tuân thủ AML phải tiếp nhận bảo mật tất cả các báo cáo đó từ trưởng bộ phận hoặc trực tiếp từ bất kỳ nhân viên nào.
Cán bộ phụ trách tuân thủ AML phải tiến hành điều tra toàn diện từng trường hợp có hành vi đáng ngờ được báo cáo. Quy trình điều tra, mọi dữ liệu thu thập được trong quá trình điều tra và quyết định cuối cùng của Cán bộ phụ trách tuân thủ AML về cuộc điều tra phải được lập thành văn bản.
Công ty sẽ thực hiện mọi biện pháp hợp lý để bảo đảm các tài khoản không được sử dụng nhằm nắm giữ tài sản có được từ hoạt động phạm pháp, tạo điều kiện thực hiện bất kỳ hoạt động phạm pháp nào hoặc phục vụ bất kỳ mục đích nào trái với Đạo luật Phòng chống Rửa tiền và các Quy định. Để giảm thiểu rủi ro rửa tiền, Công ty sẽ không chấp nhận bất kỳ khoản nạp tiền mặt nào.
2.2.1 Triển khai phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro
Công ty sẽ áp dụng các biện pháp và quy trình phù hợp theo cách tiếp cận dựa trên rủi ro, tập trung nỗ lực vào những lĩnh vực có nguy cơ rửa tiền & tài trợ khủng bố cao hơn. Cách tiếp cận dựa trên rủi ro sẽ:
(a) Nhận thức rằng mối đe dọa rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố khác nhau tùy theo khách hàng, quốc gia, dịch vụ và công cụ tài chính;
(b) Cho phép Hội đồng quản trị phân biệt khách hàng của Công ty theo cách phù hợp với mức độ rủi ro trong hoạt động kinh doanh cụ thể của họ;
(c) Cho phép Hội đồng quản trị áp dụng cách tiếp cận riêng khi xây dựng các chính sách, quy trình và biện pháp kiểm soát phù hợp với các hoàn cảnh và đặc điểm cụ thể;
(d) Góp phần xây dựng một hệ thống tiết kiệm chi phí hơn; và
(e) Thúc đẩy việc ưu tiên các nỗ lực và hành động của Công ty để ứng phó với khả năng xảy ra hành vi rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố thông qua việc sử dụng các dịch vụ được cung cấp.
2.2.2 Nghĩa vụ khi thiết lập quan hệ kinh doanh
Công ty không được thực hiện giao dịch đơn lẻ hoặc thiết lập quan hệ kinh doanh trong quá trình tiến hành hoạt động kinh doanh tài chính có liên quan, trừ khi:
(i) Công ty đã thiết lập các quy trình phòng chống rửa tiền, cụ thể là:
- quy trình xác minh danh tính
- quy trình lưu trữ hồ sơ; và giám sát;
- nhận diện các giao dịch đáng ngờ;
- các quy trình báo cáo nội bộ và các quy trình kiểm soát, trao đổi thông tin nội bộ khác phù hợp nhằm ngăn chặn và phòng ngừa hoạt động rửa tiền.
(ii) bảo đảm nhân viên nhận thức rõ các nghĩa vụ theo luật định và các quy trình của Công ty; và
(iii) duy trì các quy trình đào tạo.
Vì mục đích này, giao dịch một lần là giao dịch không được thực hiện trong khuôn khổ một mối quan hệ kinh doanh đã được thiết lập.
Công ty không được tiến hành giao dịch với những người sử dụng tên hoặc địa chỉ rõ ràng là giả mạo và không được duy trì các tài khoản ẩn danh.
Yêu cầu từ truyền thông – mọi yêu cầu đề nghị đưa ra tuyên bố hoặc cung cấp thông tin từ truyền thông hay nguồn khác phải được chuyển đến MLRO xử lý.
2.2.3 Quy trình xác minh danh tính
Công ty phải bảo đảm rằng, ngay khi có thể thực hiện một cách hợp lý sau lần liên hệ đầu tiên và trong mọi trường hợp trước khi chuyển hoặc thanh toán bất kỳ khoản tiền nào cho bên thứ ba, khách hàng hoặc đối tác (sau đây gọi là “người nộp đơn”) cung cấp bằng chứng phù hợp về danh tính hoặc Công ty áp dụng các biện pháp khác để thu thập bằng chứng phù hợp về danh tính của họ. Nếu khách hàng có vẻ đang hành động thay mặt người khác, nghĩa vụ xác minh danh tính cũng bao gồm việc thu thập bằng chứng đầy đủ về danh tính của bên thứ ba đó. Nếu không cung cấp được bằng chứng phù hợp, công ty sẽ không tiếp tục thực hiện bất kỳ giao dịch nào và chấm dứt mọi thỏa thuận đã đạt được với khách hàng. Nếu biết hoặc nghi ngờ có hành vi rửa tiền, công ty sẽ báo cáo ngay cho MLRO theo quy định trong các quy trình này.
Phương thức xác minh danh tính
Công ty sẽ bảo đảm rằng mình đang giao dịch với một cá nhân hoặc pháp nhân có thật, đồng thời thu thập đủ bằng chứng để xác minh người nộp đơn chính là cá nhân hoặc tổ chức đó. Trường hợp Công ty dựa vào bên thứ ba để nhận dạng hoặc xác minh danh tính của người nộp đơn, Công ty vẫn chịu trách nhiệm pháp lý tổng thể về việc bảo đảm các quy trình được thực hiện và bằng chứng thu thập được là thỏa đáng.
Do không thể bảo đảm tuyệt đối rằng bất kỳ hình thức giấy tờ tùy thân đơn lẻ nào là xác thực hoặc phản ánh chính xác danh tính, quá trình xác minh danh tính cần dựa trên nhiều nguồn bằng chứng. Do đó, không được sử dụng một tài liệu hoặc nguồn dữ liệu duy nhất (ngoại trừ cơ sở dữ liệu được xây dựng từ nhiều nguồn dữ liệu đáng tin cậy khác) để xác minh cả họ tên và địa chỉ thường trú.
Công ty sẽ thực hiện mọi biện pháp cần thiết theo Luật và các quy định hiện hành về phòng, chống rửa tiền để xác minh danh tính của khách hàng và chủ sở hữu hưởng lợi. Không có ngoại lệ, mọi khách hàng tiềm năng đều phải được khách hàng hiện hữu giới thiệu và/hoặc phải có mối quan hệ từ trước với Công ty.
Dưới đây là một số ví dụ về giấy tờ chứng minh phù hợp. Cần bảo đảm rằng các giấy tờ được cung cấp là bản gốc hoặc bản sao y chứng thực bởi luật sư, công chứng viên hoặc tổ chức trung gian tài chính được ủy quyền. Tất cả giấy tờ phải đến từ nguồn đáng tin cậy, khó bị chỉnh sửa hoặc thu thập trái phép. Bản photocopy của tất cả giấy tờ tùy thân phải được thực hiện tại trụ sở Công ty và/hoặc trước sự chứng kiến của Giám đốc điều hành, MLRO và/hoặc người do Công ty chỉ định.
Thẩm định
Cần thu thập và ghi lại thông tin thuộc các danh mục sau:
- nguồn tiền;
- nguồn hình thành tài sản (mô tả hoạt động kinh tế tạo nên giá trị tài sản ròng)Giá trị tài sản ròng ước tính;
- tài liệu tham khảo hoặc giấy tờ khác (nếu có) để xác minh thông tin về uy tín;
- mục đích của tài khoản và bản chất của mối quan hệ kinh doanh.
Khách hàng cá nhân
Danh tính sẽ được xác minh theo yêu cầu của Công ty dựa trên giấy tờ tùy thân chính thức hoặc các bằng chứng khác phù hợp với từng trường hợp, bao gồm nhưng không giới hạn ở: họ tên đầy đủ; ngày và nơi sinh; quốc tịch; tình trạng hôn nhân; tên vợ/chồng nếu đã kết hôn; tên cha mẹ; địa chỉ đầy đủ, bao gồm số điện thoại và mã vùng; số điện thoại và email; chữ ký; nghề nghiệp; thông tin về thu nhập và tình hình tài chính của người đó. Giấy tờ tùy thân phải còn hiệu lực tại thời điểm mở tài khoản.
- Cần thu thập và sao chép giấy tờ chứng minh danh tính của người đăng ký dưới dạng:
- Giấy tờ tùy thân có ảnh: hộ chiếu hoặc thẻ căn cước;
- mã số đăng ký thuế thu nhập;
- Xác nhận địa chỉ.
Công ty cũng phải thu thập bằng chứng riêng về địa chỉ cư trú thường xuyên của người nộp đơn. Bằng chứng này cần được lấy từ nguồn tốt nhất hiện có. Khuyến nghị thực hiện một hoặc nhiều bước sau đây để xác nhận địa chỉ:
Các giấy tờ tùy thân không có ảnh hoặc chữ ký và dễ dàng xin cấp (ví dụ: giấy khai sinh và giấy phép lái xe) không được chấp nhận là phương tiện định danh duy nhất.
Khách hàng doanh nghiệp
Nếu công ty đăng ký được niêm yết trên một sở giao dịch chứng khoán được công nhận hoặc chấp thuận, hoặc có bằng chứng độc lập cho thấy công ty đăng ký là công ty con do một công ty như vậy sở hữu toàn bộ hoặc là công ty con chịu sự kiểm soát của công ty đó, thì thông thường sẽ không cần thực hiện thêm các bước xác minh danh tính ngoài các bước kiểm tra thương mại thông thường và thẩm định cần thiết.
Trường hợp người đăng ký là công ty chưa niêm yết và không có thành viên ban giám đốc hoặc cổ đông chính nào đã có tài khoản tại chúng tôi, các tài liệu sau sẽ được thu thập từ nguồn chính thức hoặc nguồn độc lập được công nhận:
- bản sao giấy chứng nhận thành lập/giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương; giấy tờ chứng minh địa chỉ đăng ký của công ty; danh sách cổ đông và giám đốc; giấy chứng nhận tình trạng hoạt động tốt;
- văn bản ủy quyền hợp lệ của công ty về việc thiết lập mối quan hệ kinh doanh;
- trích lục Sổ đăng ký thương mại hoặc tài liệu tương đương chứng minh việc đăng ký các văn bản pháp lý của công ty và các sửa đổi;
- họ tên và địa chỉ của ít nhất hai người đại diện ký được ủy quyền và giám đốc của pháp nhân;
- họ tên và địa chỉ của các chủ sở hữu hưởng lợi của pháp nhân;
- Bản ghi nhớ và Điều lệ công ty hoặc các tài liệu tương đương được đăng ký hợp lệ tại cơ quan đăng ký có thẩm quyền;
mô tả và đặc điểm hoạt động kinh doanh, bao gồm:
- ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh;
- sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp;
- địa điểm kinh doanh chính;
- các báo cáo tài chính gần đây của pháp nhân (nếu có).
Trong phạm vi khả thi, Công ty phải thu thập sổ đăng ký thành viên hoặc danh sách tên và địa chỉ của các cổ đông nắm quyền kiểm soát Công ty. Khi cần thiết, Công ty phải thu thập thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của các cổ đông là pháp nhân được xác định là nắm giữ từ mười phần trăm (10%) trở lên số cổ phần đã phát hành của một công ty, tương tự như thông tin phải thu thập đối với khách hàng cá nhân.
Quỹ tín thác
Trường hợp khách hàng là người được ủy thác, Công ty sẽ đảm bảo rằng mình hiểu rõ cơ cấu của quỹ tín thác, dựa trên thông tin và tài liệu do khách hàng cung cấp, ở mức đủ để xác định người cung cấp vốn (ví dụ: người lập quỹ tín thác), những người kiểm soát nguồn vốn (ví dụ: người được ủy thác) và bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào có quyền bãi nhiệm người được ủy thác. Người được ủy thác phải xác minh danh tính của người lập quỹ tín thác hoặc bất kỳ người nào bổ sung tài sản vào quỹ tín thác theo các quy trình xác minh danh tính khách hàng, đồng thời phải xác định mục đích, bản chất của quỹ tín thác và danh tính của nguồn vốn được đưa vào quỹ. Công ty sẽ đưa ra đánh giá hợp lý về sự cần thiết phải thực hiện thêm các biện pháp thẩm định.
Chủ sở hữu hưởng lợi
Việc thẩm định phải được thực hiện đối với tất cả các chủ sở hữu chính được xác định theo các nguyên tắc sau:
Cá nhân: trường hợp người nộp đơn là cá nhân, Công ty phải xác định rõ, dựa trên thông tin và tài liệu do Quý khách cung cấp, liệu Quý khách đang hành động nhân danh chính mình hay không.
Pháp nhân: trường hợp khách hàng là một công ty, chẳng hạn như công ty đầu tư tư nhân, Công ty phải tìm hiểu cơ cấu của công ty dựa trên thông tin và tài liệu do khách hàng cung cấp, ở mức độ đủ để xác định bên cung cấp vốn, (các) chủ sở hữu chính của cổ phần và những người có quyền kiểm soát nguồn vốn, chẳng hạn như các giám đốc và những người có quyền chỉ đạo các giám đốc của công ty. Đối với các cổ đông khác, Công ty sẽ đưa ra đánh giá hợp lý về sự cần thiết phải tiến hành thẩm định bổ sung. Nguyên tắc này được áp dụng bất kể vốn cổ phần được phát hành dưới hình thức ghi danh hay vô danh.
2.2.4 Các quốc gia có rủi ro cao
Công ty sẽ tăng cường rà soát đối với khách hàng và chủ sở hữu hưởng lợi cư trú tại các quốc gia, cũng như đối với nguồn tiền có xuất xứ từ các quốc gia được các nguồn đáng tin cậy xác định là có tiêu chuẩn phòng, chống rửa tiền không đầy đủ hoặc có nguy cơ cao về tội phạm và tham nhũng. Công ty sẽ áp dụng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt hơn đối với những giao dịch do khách hàng hoặc chủ sở hữu hưởng lợi cư trú tại các quốc gia đó thực hiện.
Các khu vực tài phán offshore
Các rủi ro liên quan đến các pháp nhân được thành lập tại các khu vực tài phán offshore được kiểm soát thông qua các quy trình thẩm định được nêu trong các hướng dẫn này. Tuy nhiên, Công ty sẽ áp dụng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt hơn đối với các giao dịch do khách hàng hoặc chủ sở hữu hưởng lợi có trụ sở tại các khu vực tài phán đó thực hiện.
Hoạt động có rủi ro cao
Khách hàng và chủ sở hữu hưởng lợi có nguồn tài sản hình thành từ các hoạt động được biết là dễ bị lợi dụng để rửa tiền sẽ được thẩm tra kỹ lưỡng hơn.
Quan chức nhà nước
Các cá nhân đang hoặc đã từng đảm nhiệm những chức vụ được công chúng tín nhiệm, chẳng hạn như quan chức chính phủ, lãnh đạo cấp cao của các doanh nghiệp nhà nước, chính trị gia, quan chức đảng phái chính trị, v.v., cùng với gia đình và những người thân cận của họ, sẽ được thẩm tra kỹ lưỡng hơn.
2.2.5 Trách nhiệm xác minh
MLRO có trách nhiệm xác minh danh tính của từng người đăng ký mới khi tiếp nhận khách hàng mới. Các thủ tục xác minh phải được hoàn tất và phải thu thập được bằng chứng phù hợp về danh tính của người đăng ký mới trước khi gửi thỏa thuận khách hàng cho họ, trừ trường hợp ngoại lệ (do Cán bộ tuân thủ xác định bằng văn bản).
2.2.6 Quy trình xác minh
Quy trình xác minh cần được lập thành văn bản bằng cách ghi lại thông tin liên quan trong Bảng câu hỏi nhận diện khách hàng của Công ty.
Nếu không chắc chắn cần thu thập thông tin nào để xác minh danh tính của người đăng ký, nhân viên phải lập tức tham khảo ý kiến MLRO để được hướng dẫn trước khi bắt đầu bất kỳ giao dịch nào.
2.2.7 Phê duyệt của Cán bộ tuân thủ AML
Sau khi được hoàn tất, Bảng câu hỏi nhận dạng khách hàng cần được nhân viên hoặc người do Công ty chỉ định hoàn thành và ký, sau đó phải được chuyển cho Cán bộ tuân thủ lưu hồ sơ. Đối với mỗi người nộp đơn, Cán bộ tuân thủ cũng phải ký xác nhận vào các biểu mẫu và chịu trách nhiệm quyết định cần bổ sung thông tin nào, bao gồm cả tài liệu, trước khi tiến hành giao dịch với người nộp đơn.
2.2.8 Quy trình lưu trữ hồ sơ
Công ty cũng phải lưu giữ tất cả hồ sơ trong thời hạn ít nhất 5 năm kể từ ngày hoàn tất giao dịch. Các hồ sơ này phải bao gồm tài liệu xác minh danh tính của bên đối tác và hồ sơ về các giao dịch với hoặc thay mặt khách hàng đó.
2.2.9 Giám sát và rà soát định kỳ
Công ty sẽ đưa ra đánh giá hợp lý về việc có cần thực hiện thêm các bước thẩm định nào đối với khách hàng hiện hữu hay không, đồng thời triển khai hệ thống rà soát định kỳ hoạt động trên tài khoản của khách hàng như sau:
- Khách hàng có mức độ rủi ro thấp – 22 tháng một lần,
- Khách hàng có mức độ rủi ro trung bình – 18 tháng một lần
- Mức độ rủi ro cao – 12 tháng một lần.
Tất cả nhân viên đều có nghĩa vụ theo luật định và quy định phải báo cáo thông tin mà họ biết được nếu thông tin đó làm phát sinh nhận thức về sự nghi ngờ hoặc căn cứ hợp lý để biết hoặc nghi ngờ có hành vi rửa tiền. Vì vậy, ngay cả khi một nhân viên thực sự không biết hoặc không nghi ngờ, nhưng theo lẽ thường đáng ra phải biết hoặc nghi ngờ mà không báo cáo, thì người đó sẽ phạm tội. Để thực hiện việc này, phải liên tục giám sát các giao dịch đáng ngờ. Việc hiểu rõ khách hàng là tuyến phòng vệ quan trọng nhất của Công ty trong việc ngăn chặn hoặc phát hiện các hoạt động rửa tiền. Công ty cần xác minh danh tính của các đối tác mới, bảo đảm họ tham gia vào các hoạt động kinh doanh hợp pháp và tuân thủ các tiêu chuẩn cao về tính chính trực cũng như thông lệ kinh doanh của Công ty.
Nhận thức về hành vi rửa tiền trước đây được định nghĩa theo nghĩa rộng, bao gồm: cố ý phớt lờ những điều hiển nhiên; cố ý và liều lĩnh không tiến hành các cuộc xác minh mà một người hợp lý và trung thực sẽ thực hiện; biết về những tình huống cho thấy các sự việc đó với một người hợp lý và trung thực, hoặc khiến người đó phải tìm hiểu thêm.
Sự nghi ngờ được đánh giá trên cơ sở chủ quan, nhưng vượt ra ngoài mức suy đoán đơn thuần. Căn cứ hợp lý để nghi ngờ áp dụng tiêu chí khách quan thay vì đánh giá sự nghi ngờ theo tiêu chí chủ quan. Vì vậy, khái niệm này có thể bao gồm việc cố ý làm ngơ (tức là nhắm mắt trước những điều hiển nhiên), sự cẩu thả (liều lĩnh không tiến hành các xác minh đầy đủ) và việc không đánh giá đầy đủ các sự kiện, thông tin được cung cấp hoặc hiện có. Cần lưu ý rằng sự nghi ngờ phụ thuộc vào bản chất của mối quan hệ và giao dịch cũng như hoàn cảnh cụ thể của từng trường hợp.
Do đó, Công ty sẽ bảo đảm nhân viên thực hiện mọi biện pháp hợp lý trong từng hoàn cảnh cụ thể để tìm hiểu về khách hàng và lý do của giao dịch hoặc chỉ thị. Công ty sẽ lưu giữ hồ sơ về các báo cáo do nhân viên lập và các báo cáo gửi đến Cơ quan Giám sát.
Công ty có trách nhiệm xác nhận rằng mỗi Khách hàng đã nộp Bảng câu hỏi xác minh khách hàng (sau đây gọi là “KYC”) có chữ ký hợp lệ.
Công ty có trách nhiệm hỗ trợ Khách hàng phù hợp để hoàn thành chính xác KYC. Công ty phải thông báo cho tất cả Khách hàng về tầm quan trọng của việc hoàn thành KYC chính xác, để Công ty có thể cung cấp dịch vụ phù hợp, bảo vệ và thúc đẩy quyền lợi của Khách hàng.
Việc tìm hiểu kinh nghiệm đầu tư của Khách hàng bao gồm thu thập thông tin về các giao dịch công cụ tài chính mà Khách hàng đã thực hiện trong quá khứ, loại và khối lượng giao dịch, cũng như tần suất giao dịch.
Liên quan đến mục tiêu đầu tư của Khách hàng, Công ty phải thu thập thông tin chủ yếu về thời hạn đầu tư dự kiến (ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn), cũng như mức độ chấp nhận rủi ro của Khách hàng (thấp, trung bình hoặc cao).
Ngoài ra, việc đánh giá tài sản tài chính của Khách hàng phải xem xét toàn diện hơn danh mục tài sản của Khách hàng, bao gồm thu nhập, các tài sản chính (bất động sản, tài sản tài chính, đồ vật có giá trị và các tài sản đáng kể khác), chi phí hằng tháng và các nghĩa vụ nợ của Khách hàng.
Công ty phải thông báo cho Quý khách về việc cần thông báo cho Công ty khi có bất kỳ thay đổi nào trong tương lai về thông tin cá nhân và tình hình tài chính của Quý khách.
Tất cả nhân viên đều có nghĩa vụ báo cáo mọi thông tin đã biết hoặc nghi ngờ về hành vi rửa tiền theo các quy trình này. Nhân viên sẽ phạm tội nếu có căn cứ hợp lý để nghi ngờ hoặc biết rằng hành vi rửa tiền đang diễn ra nhưng không báo cáo. Vì vậy, nếu có bất kỳ nghi ngờ nào, dù nhỏ đến đâu:
(a) Kịp thời thông báo bằng lời nói cho MLRO và điền vào biểu mẫu báo cáo này. Quý khách sẽ được miễn mọi trách nhiệm hình sự cá nhân. Tuy nhiên, Quý khách phải tuân thủ các chỉ dẫn của Cán bộ tuân thủ và ban quản lý liên quan đến khách hàng và giao dịch cho đến khi vụ việc được giải quyết;
(b) Quý khách không được tiếp tục quản lý danh mục của khách hàng cho đến khi được Cán bộ tuân thủ chấp thuận;
(c) Cán bộ tuân thủ phải nhanh chóng rà soát tình hình với ban lãnh đạo cấp cao;
(d) Việc rà soát sẽ xác nhận hoặc bác bỏ nghi ngờ. Nếu nghi ngờ được xác nhận, Công ty sẽ gửi báo cáo mật đến các cơ quan chức năng, và các cơ quan này sẽ hướng dẫn Công ty cách xử lý tiếp theo;
(e) Quý khách không được tiết lộ cho khách hàng hoặc bất kỳ người nào khác rằng Quý khách hoặc Công ty đã gửi báo cáo;
(f) Nếu không chắc chắn, hãy xin hướng dẫn từ Cán bộ Tuân thủ.
VUI LÒNG HOÀN TẤT CÁC MỤC SAU
- Tên khách hàng:
- Quốc gia thành lập/xuất xứ:
- Loại khách hàng (vui lòng gạch dưới loại phù hợp):
- Hợp tác doanh nghiệp
- Tên người liên hệ:
- Vị thế:
- Thông tin liên hệ:
- Điện thoại:
- Fax:
6. Khách hàng đã có tài khoản chưa?
- Có
- Không - vui lòng cung cấp tất cả thông tin nhận dạng hiện có
8. Nghi ngờ phát sinh hoặc thông tin thu thập được trong quá trình xác minh danh tính:
(a) Khách hàng biết đến chúng tôi qua đâu?
(b) Việc xác minh danh tính đã hoàn tất chưa?
(c) Việc xác minh danh tính khách hàng có gặp khó khăn bất thường nào không?
Nếu có, vui lòng ghi rõ:
9. Vui lòng trình bày dưới đây những thông tin Quý khách biết hoặc nghi ngờ về hành vi rửa tiền, lý do khiến Quý khách nghi ngờ và mọi thông tin liên quan khác. Vui lòng cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt. Các điểm sau đây có thể hữu ích:
(a) Vai trò của bất kỳ người được ủy thác nào tham gia quản lý danh mục đầu tư có phải là thông lệ không?
(b) Khoản tiền nạp vào tài khoản có được thanh toán bằng séc của bên thứ ba mà không có mối liên hệ rõ ràng nào với nhà đầu tư tiềm năng không?
(c) Khoản thanh toán bằng séc vào tài khoản có được thực hiện khi chủ tài khoản, người ký séc và nhà đầu tư tiềm năng là những người khác nhau không?
(d) Các trường hợp đáng ngờ khác:
10. MLRO: vui lòng bổ sung mọi thông tin liên quan khác để củng cố hoặc bác bỏ nghi ngờ.
