کمپلائنس شعبے کی ذمہ داریاں درج ذیل ہیں:
- باقاعدگی سے داخلی جائزے لینا تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ کمپنی کے تنظیمی تقاضے، کمپنی کی فراہم کردہ خدمات اور انجام دی جانے والی سرگرمیوں کے لیے موزوں، مؤثر، جامع اور متناسب ہیں۔
- جہاں کمپنی کے تنظیمی تقاضوں میں خامیوں کی نشاندہی ہو، وہاں ضروری اصلاحی اقدامات کرنا۔
- کمپنی کی قانون سازی اور ہدایات سے عائد ذمہ داریوں کی تعمیل کے لیے خدمات اور سرگرمیاں انجام دینے والے ملازمین کو مشورہ اور معاونت فراہم کرنا۔
- اس بات کو یقینی بنانا کہ کمپنی کے اندرونی ضوابط تمام ملازمین کے استعمال کے لیے الیکٹرانک صورت میں دستیاب ہوں، اور ملازمین کو ترغیب دینا کہ وہ کم از کم ہر چھ ماہ بعد ان ضوابط کو دوبارہ پڑھیں۔
- اس بات کو یقینی بنایا جائے کہ کمپنی اندرونی ضوابط کی دفعات پر پوری طرح عمل کرے۔ قانون سازی میں کسی بھی اہم تبدیلی یا تنظیم کے اندرونی ڈھانچے میں تبدیلی کے بعد، مناسب مدت کے اندر ضوابط کا تازہ ترین دستورالعمل ملازمین کو پڑھنے اور تبدیلیوں سے آگاہ ہونے کے لیے فراہم کیا جائے گا۔ ٹیم میں شامل ہونے والے نئے ملازمین کے لیے یہ ضوابط پڑھنا لازم ہے۔ ان تمام ملازمین کا ریکارڈ رکھا جاتا ہے، جن میں برانچ کے ملازمین بھی شامل ہیں، جنہوں نے اندرونی ضوابط پڑھے اور سمجھ لیے ہیں۔
- ملازمین کو ان کی ذمہ داریوں اور فرائض کے حوالے سے مشورہ اور معلومات فراہم کرنا۔
- کمپنی کے کمپلائنس اقدامات کی صورتِ حال اور کسی بھی خامی کو دور کرنے کے لیے کیے گئے تدارکی اقدامات کے حوالے سے سالانہ تحریری کمپلائنس رپورٹ تیار کرنا۔ یہ رپورٹ AML کمپلائنس آفیسر اور بورڈ کے سامنے پیش کرنا ضروری ہے۔
AML کمپلائنس آفیسر کو درج ذیل اختیارات حاصل ہوں گے:
- AML کمپلائنس آفیسر کو کسی ممکنہ اکاؤنٹ ہولڈر کی اکاؤنٹ کھولنے کی اہلیت کے بارے میں حتمی فیصلہ کرنے کا مکمل اختیار حاصل ہوگا۔ انہیں کسی بھی لین دین کی قانونی حیثیت کا تعین کرنے اور، اگر وہ ضروری سمجھیں، تو اس لین دین پر عمل درآمد روکنے کا اختیار بھی حاصل ہوگا۔
- اے ایم ایل کمپلائنس آفیسر کو مکمل اختیار حاصل ہوگا کہ وہ سینئر مینجمنٹ کی منظوری کے ساتھ یا اس کے بغیر، کسی بھی مشتبہ یا نامناسب طرزِ عمل کی اطلاع متعلقہ حکام کو دے۔
AML کمپلائنس آفیسر کے فرائض:
- کمپنی کی سرگرمیوں کی نگرانی
AML کمپلائنس آفیسر فرم اور اس کے صارفین کی سرگرمیوں پر مسلسل نظر رکھے گا تاکہ منی لانڈرنگ کی علامات کا پتا چلایا جا سکے۔ اس مقصد کے لیے وہ ٹریڈ بلاٹرز، اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹس، استثنائی رپورٹس یا دیگر رپورٹس اور دستاویزات کا جائزہ لے گا تاکہ مشتبہ سرگرمی کی علامات معلوم کی جا سکیں۔
AML کمپلائنس آفیسر تمام ریگولیٹری منی لانڈرنگ تحقیقات میں تعاون کرنے اور وفاقی، ریاستی اور خود ضابطہ کار اداروں کو تمام مطلوبہ دستاویزات اور معلومات فراہم کرنے کا ذمہ دار ہوگا۔
مشکوک سرگرمی کی رپورٹس موصول کرنا
AML کمپلائنس آفیسر تمام عملے کی جانب سے مشکوک سرگرمی یا AML پروگرام کی مبینہ خلاف ورزیوں کی تمام رپورٹس وصول کرے گا۔ AML کمپلائنس آفیسر محکموں کے نگرانوں یا کسی بھی ملازم سے براہِ راست ایسی تمام رپورٹس رازداری کے ساتھ قبول کرے گا۔
AML کمپلائنس آفیسر مشکوک رویے کی رپورٹ کیے گئے ہر واقعے کی جامع تحقیقات کرے گا۔ تحقیقات کے عمل، اس کے نتیجے میں جمع کیے گئے کسی بھی ڈیٹا، اور تحقیقات کے بارے میں AML کمپلائنس آفیسر کے حتمی فیصلے کو دستاویزی شکل دی جائے گی۔
کمپنی تمام معقول اقدامات کرے گی تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ اکاؤنٹس کو کسی مجرمانہ سرگرمی کے نتیجے میں حاصل کیے گئے اثاثے رکھنے، کسی مجرمانہ سرگرمی کے ارتکاب میں سہولت فراہم کرنے، یا منی لانڈرنگ (روک تھام) ایکٹ اور ضوابط کے خلاف کسی بھی مقصد کے لیے استعمال نہ کیا جائے۔ منی لانڈرنگ کے خطرے کو کم سے کم کرنے کے لیے کمپنی نقد ڈپازٹس قبول نہیں کرے گی۔
2.2.1 خطرے پر مبنی طریقۂ کار کا نفاذ
کمپنی خطرے پر مبنی طریقہ کار کے تحت مناسب اقدامات اور طریقہ کار اپنائے گی، اور اپنی کوششیں ان شعبوں پر مرکوز کرے گی جہاں منی لانڈرنگ اور دہشت گردی کی مالی معاونت کا خطرہ زیادہ معلوم ہوتا ہے۔ خطرے پر مبنی طریقہ کار میں یہ شامل ہوگا:
(a) اس بات کو تسلیم کریں کہ منی لانڈرنگ یا دہشت گردی کی مالی معاونت کا خطرہ صارفین، ممالک، خدمات اور مالیاتی آلات کے لحاظ سے مختلف ہوتا ہے؛
(b) بورڈ آف ڈائریکٹرز کو کمپنی کے صارفین کے درمیان ان کے مخصوص کاروبار کے خطرے کے مطابق فرق کرنے کی اجازت دیں؛
(c) بورڈ آف ڈائریکٹرز کو مخصوص حالات اور خصوصیات کے مطابق پالیسیاں، طریقۂ کار اور کنٹرولز وضع کرنے کے لیے اپنا طریقۂ کار اختیار کرنے کی اجازت دیں؛
(d) زیادہ کفایتی نظام تیار کرنے میں مدد دیں؛ اور
(e) فراہم کردہ خدمات کے استعمال کے ذریعے منی لانڈرنگ یا دہشت گردی کی مالی معاونت کے امکان کے پیشِ نظر کمپنی کی کوششوں اور اقدامات کو ترجیح دینے میں مدد کریں۔
2.2.2 کاروباری تعلقات قائم کرنے کی ذمہ داری
کمپنی متعلقہ مالی کاروبار کے دوران ایک مرتبہ کا لین دین نہیں کر سکتی اور نہ ہی کاروباری تعلق قائم کر سکتی، الا یہ کہ:
(i) اس نے منی لانڈرنگ سے متعلق طریقہ کار وضع کر رکھے ہیں، یعنی:
- شناخت کی تصدیق کے طریقۂ کار
- ریکارڈ رکھنے کے طریقہ کار؛ اور نگرانی؛
- مشکوک لین دین کی شناخت؛
- اندرونی رپورٹنگ کے طریقہ کار اور اندرونی کنٹرول اور ابلاغ کے ایسے دیگر طریقہ کار جو منی لانڈرنگ کی پیشگی روک تھام اور تدارک کے لیے مناسب ہوں۔
(ii) یہ اپنے ملازمین کو قانونی فرائض اور کمپنی کے طریقہ کار سے آگاہ کرتا ہے؛ اور
(iii) یہ تربیتی طریقہ کار برقرار رکھتا ہے۔
ان مقاصد کے لیے، یک وقتی لین دین سے مراد ایسا لین دین ہے جو قائم شدہ کاروباری تعلق کے دوران کیے جانے والے لین دین کے علاوہ ہو۔
کمپنی واضح طور پر فرضی نام یا پتے استعمال کرنے والے افراد کے ساتھ کاروبار نہیں کرے گی اور گمنام اکاؤنٹس نہیں رکھے گی۔
میڈیا کی درخواست – میڈیا یا کسی دوسرے ذریعے سے بیان یا معلومات کی کوئی بھی درخواست نمٹانے کے لیے MLRO کو بھیجی جانی چاہیے۔
2.2.3 شناخت کے طریقہ کار
کمپنی کو پہلے رابطے کے بعد، جتنی جلدی معقول طور پر ممکن ہو، اور ہر صورت میں کسی تیسرے فریق کو رقم منتقل کرنے یا ادا کرنے سے پہلے، یہ یقینی بنانا ہوگا کہ ہر صارف یا فریقِ معاملہ (”درخواست گزار“) کی شناخت کے تسلی بخش ثبوت فراہم کیے جائیں یا ایسے دیگر اقدامات کیے جائیں جن سے شناخت کے تسلی بخش ثبوت حاصل ہوں۔ اگر کوئی کلائنٹ کسی دوسرے کی جانب سے کام کرتا نظر آئے، تو شناخت کی ذمہ داریوں میں اس تیسرے فریق کی شناخت کے کافی ثبوت حاصل کرنا بھی شامل ہوگا۔ اگر تسلی بخش ثبوت فراہم نہ کیے جائیں، تو فرم مزید کوئی کاروبار نہیں کرے گی اور کلائنٹ کے ساتھ طے پانے والی کسی بھی مفاہمت کو ختم کر دے گی۔ منی لانڈرنگ کا علم ہونے یا اس کا شبہ ہونے پر، ان طریقۂ کار کے مطابق MLRO کو بلا تاخیر اطلاع دی جائے گی۔
شناخت کے طریقے
کمپنی اس بات کو یقینی بنائے گی کہ وہ کسی حقیقی شخص یا قانونی ادارے کے ساتھ معاملہ کر رہی ہے، اور یہ ثابت کرنے کے لیے کافی شواہد حاصل کرے گی کہ درخواست دہندہ وہی شخص یا ادارہ ہے۔ اگر کسی درخواست دہندہ کی شناخت کرنے یا اس کی تصدیق کرنے کے لیے کسی تیسرے فریق پر انحصار کیا جائے، تب بھی یہ یقینی بنانے کی مکمل قانونی ذمہ داری کمپنی پر عائد ہوگی کہ اختیار کیے گئے طریقۂ کار اور حاصل کردہ شواہد تسلی بخش ہیں۔
چونکہ شناخت کے کسی ایک طریقے کے اصلی ہونے یا درست شناخت کی نمائندگی کرنے کی مکمل ضمانت نہیں دی جا سکتی، اس لیے شناخت کا عمل متعدد ذرائع پر مبنی ہونا چاہیے۔ لہٰذا نام اور مستقل پتے، دونوں کی تصدیق کے لیے کوئی ایک دستاویز یا ڈیٹا کا ذریعہ استعمال نہیں کیا جانا چاہیے (سوائے ایسے ڈیٹا بیس کے جو متعدد یا دیگر قابلِ اعتماد ڈیٹا ذرائع سے تیار کیا گیا ہو)۔
کمپنی قابلِ اطلاق منی لانڈرنگ (روک تھام) ایکٹ اور ضوابط کے تحت اپنے کلائنٹس اور حقیقی مستفید مالکان کی شناخت کی تصدیق کے لیے تمام ضروری اقدامات کرے گی۔ کسی استثنا کے بغیر، ہر ممکنہ نئے کلائنٹ کا تعارف کسی موجودہ کلائنٹ کے ذریعے کرایا جانا لازم ہے اور/یا اس کا کمپنی کے ساتھ پہلے سے کوئی تعلق ہونا چاہیے۔
ذیل میں قابلِ قبول دستاویزی ثبوت کی مثالیں دی گئی ہیں۔ اس بات کا خیال رکھا جائے کہ پیش کی جانے والی دستاویزات اصل ہوں یا وکیل، پبلک نوٹری یا مجاز مالیاتی ثالث سے تصدیق شدہ درست نقول ہوں۔ تمام دستاویزات قابلِ اعتماد ذرائع سے حاصل کی گئی ہوں، جہاں ان میں ترمیم کرنا یا انہیں غیر قانونی طور پر حاصل کرنا مشکل ہو۔ تمام شناختی دستاویزات کی فوٹو کاپیاں کمپنی کے احاطے میں اور/یا ایگزیکٹو ڈائریکٹر، MLRO اور/یا کمپنی کے نامزد کردہ شخص کے سامنے بنائی جانی چاہئیں۔
مناسب جانچ پڑتال
درج ذیل زمروں سے متعلق معلومات جمع کرنا اور ریکارڈ کرنا ضروری ہے:
- رقم کے ذرائع؛
- دولت کا ذریعہ (اس معاشی سرگرمی کی وضاحت جس سے خالص اثاثے حاصل ہوئے)تخمینی خالص اثاثے؛
- جہاں دستیاب ہوں، ساکھ سے متعلق معلومات کی تصدیق کے لیے حوالہ جات یا دیگر دستاویزات؛
- اکاؤنٹ کا مقصد اور کاروباری تعلق کی نوعیت۔
انفرادی صارفین
کمپنی کے اطمینان کے لیے شناخت کی تصدیق سرکاری شناختی دستاویزات یا حالات کے مطابق مناسب دیگر ثبوتوں کی بنیاد پر کی جائے گی، جن میں بلا تحدید یہ معلومات شامل ہیں: پورا نام؛ تاریخ اور مقامِ پیدائش؛ قومیت؛ ازدواجی حیثیت؛ شادی شدہ ہونے کی صورت میں بیوی یا شوہر کا نام؛ والدین کے نام؛ مکمل پتہ، بشمول فون نمبر اور شہر کا کوڈ؛ ٹیلی فون اور ای میل؛ دستخط؛ پیشہ؛ آمدنی اور مالی حالت سے متعلق معلومات۔ اکاؤنٹ کھولتے وقت شناختی دستاویزات کارآمد ہونی چاہئیں۔
- درخواست گزار کی شناخت کا ثبوت حاصل کرکے اس کی نقل درج ذیل صورتوں میں رکھی جائے:
- تصویر والی دستاویز: پاسپورٹ یا قومی شناختی کارڈ؛
- انکم ٹیکس رجسٹریشن نمبر؛
- پتے کی تصدیق۔
کمپنی کو درخواست دہندہ کے مستقل رہائشی پتے کا الگ ثبوت بھی حاصل کرنا ہوگا۔ یہ دستیاب بہترین ذریعے سے حاصل کیا جانا چاہیے۔ پتے کی تصدیق کے لیے درج ذیل میں سے ایک یا زیادہ اقدامات کی سفارش کی جاتی ہے:
ایسی شناختی دستاویزات جن پر تصویر یا دستخط موجود نہ ہوں اور جو آسانی سے حاصل کی جا سکتی ہوں (مثلاً پیدائش کا سرٹیفکیٹ اور ڈرائیونگ لائسنس)، شناخت کے واحد ذریعے کے طور پر قابلِ قبول نہیں ہیں۔
کارپوریٹ صارفین
اگر درخواست گزار کمپنی کسی تسلیم شدہ یا منظور شدہ اسٹاک ایکسچینج میں لسٹڈ ہو، یا آزادانہ شواہد سے ثابت ہو کہ وہ ایسی کمپنی کی مکمل ملکیتی ذیلی کمپنی ہے یا اس کے کنٹرول میں ذیلی کمپنی ہے، تو عموماً معمول کی کاروباری جانچ اور مناسب احتیاطی تدابیر سے بڑھ کر شناخت کی تصدیق کے لیے مزید اقدامات درکار نہیں ہوں گے۔
اگر درخواست دہندہ ایک غیر لسٹڈ کمپنی ہے اور اس کے کسی بھی اہم ڈائریکٹر یا شیئر ہولڈر کا پہلے سے ہمارے پاس اکاؤنٹ نہیں ہے، تو درج ذیل دستاویزات کسی سرکاری یا تسلیم شدہ آزاد ذرائع سے حاصل کی جائیں گی:
- کمپنی کی رجسٹریشن کے سرٹیفکیٹ/کاروباری سرٹیفکیٹ یا اس کے مساوی دستاویز کی ایک نقل؛ کمپنی کے رجسٹرڈ پتے کا ثبوت؛ اور شیئر ہولڈرز اور ڈائریکٹرز کی فہرست؛ کمپنی کی اچھی قانونی حیثیت کا سرٹیفکیٹ؛
- کاروباری تعلق قائم کرنے کے لیے کمپنی کا باقاعدہ طور پر مجاز کردہ اختیار نامہ؛
- کمرشل رجسٹر کا اقتباس، یا اس کے مساوی دستاویز، جو کمپنی کے اقدامات اور ترامیم کے اندراج کا ثبوت ہو؛
- کارپوریٹ ادارے کے کم از کم دو مجاز دستخط کنندگان اور ڈائریکٹرز کے نام اور پتے؛
- کارپوریٹ ادارے کے اصل مستفید افراد کے نام اور پتے؛
- میمورنڈم اور آرٹیکلز آف ایسوسی ایشن یا مساوی دستاویزات جو مجاز رجسٹری میں باقاعدہ طور پر درج ہوں؛
کاروبار کی تفصیل اور نوعیت، بشمول:
- کاروبار شروع کرنے کی تاریخ؛
- فراہم کردہ مصنوعات یا خدمات؛
- کاروبار کے مرکزی دفتر کا مقام؛
- کارپوریٹ ادارے کے تازہ مالیاتی گوشوارے (اگر دستیاب ہوں)۔
کمپنی، جہاں تک ممکن ہو، اراکین کا رجسٹر یا کمپنی میں کنٹرولنگ حصص رکھنے والے شیئر ہولڈرز کے ناموں اور پتوں کی فہرست حاصل کرے گی۔ جہاں ضروری ہو، کمپنی ان کارپوریٹ شیئر ہولڈرز کے حقیقی مالکان سے متعلق وہ تفصیلات بھی حاصل کرے گی جو کسی انفرادی کلائنٹ کے لیے درکار ہوں، بشرطیکہ یہ ظاہر ہو کہ وہ کمپنی کے جاری کردہ حصص میں سے دس فیصد (10%) یا اس سے زیادہ کے حامل ہیں۔
ٹرسٹس
اگر کلائنٹ ٹرسٹی ہو تو کمپنی، کلائنٹ کی فراہم کردہ معلومات اور دستاویزات کی بنیاد پر، ٹرسٹ کے ڈھانچے کو اس حد تک سمجھے گی کہ وہ فنڈز فراہم کرنے والے (مثلاً، سیٹلر)، فنڈز پر کنٹرول رکھنے والے افراد (مثلاً، ٹرسٹیز) اور ایسے افراد یا اداروں کی شناخت کر سکے جن کے پاس ٹرسٹیز کو ہٹانے کا اختیار ہو۔ ٹرسٹی، کلائنٹس کی شناخت کی تصدیق سے متعلق طریقۂ کار کے مطابق، سیٹلر یا ٹرسٹ میں اثاثے شامل کرنے والے کسی بھی شخص کی شناخت کی تصدیق کرے گا۔ ٹرسٹی ٹرسٹ کے مقصد اور نوعیت، اور اس میں منتقل کیے گئے فنڈز کی شناخت سے بھی آگاہ ہوگا۔ مزید مستعدی کی جانچ کی ضرورت کے بارے میں کمپنی معقول فیصلہ کرے گی۔
حقیقی مستفید مالکان
درج ذیل اصولوں کے مطابق شناخت کیے گئے تمام بنیادی مالکان کی مناسب جانچ پڑتال لازمی ہے:
قدرتی افراد، اگر درخواست دہندہ کوئی فرد ہو تو کمپنی کو کلائنٹ کی فراہم کردہ معلومات اور دستاویزات کی بنیاد پر واضح طور پر تعین کرنا ہوگا کہ آیا کلائنٹ اپنی طرف سے کارروائی کر رہا ہے۔
قانونی ادارے: اگر کلائنٹ کوئی کمپنی ہو، مثلاً نجی سرمایہ کاری کی کمپنی، تو کمپنی کو کلائنٹ کی فراہم کردہ معلومات اور دستاویزات کی بنیاد پر کمپنی کے ڈھانچے کو اس حد تک سمجھنا ہوگا کہ وہ فنڈز فراہم کرنے والے، حصص کے بنیادی مالک یا مالکان، اور فنڈز پر اختیار رکھنے والوں کی نشاندہی کر سکے۔ ان میں، مثال کے طور پر، ڈائریکٹرز اور وہ افراد شامل ہیں جو کمپنی کے ڈائریکٹرز کو ہدایات دینے کا اختیار رکھتے ہیں۔ دیگر حصص داروں کے معاملے میں، کمپنی مزید جانچ پڑتال کی ضرورت کے بارے میں معقول فیصلہ کرے گی۔ یہ اصول اس بات سے قطع نظر لاگو ہوتا ہے کہ حصص کا سرمایہ رجسٹرڈ شکل میں ہے یا بیئرر شکل میں۔
2.2.4 زیادہ خطرے والے ممالک
کمپنی ایسے کلائنٹس اور حقیقی مالکان کے معاملے میں زیادہ سخت جانچ پڑتال کرے گی جو ان ممالک میں مقیم ہوں، اور ان ممالک سے حاصل ہونے والے فنڈز کی بھی، جن کے بارے میں معتبر ذرائع نے بتایا ہو کہ وہاں اینٹی منی لانڈرنگ کے معیارات ناکافی ہیں یا جرائم اور بدعنوانی کا خطرہ زیادہ ہے۔ کمپنی ایسے ممالک میں مقیم کلائنٹس یا حقیقی مالکان کی جانب سے کی جانے والی ٹرانزیکشنز پر زیادہ سخت معیار لاگو کرے گی۔
آف شور دائرہ اختیار
آف شور دائرہ اختیار میں قائم اداروں سے وابستہ خطرات کا احاطہ ان رہنما اصولوں میں بیان کردہ مستعدی کی جانچ پڑتال کے طریقہ کار میں کیا گیا ہے۔ تاہم، کمپنی ایسے دائرہ اختیار میں مقیم کلائنٹس یا حقیقی مالکان کی جانب سے کی جانے والی ٹرانزیکشنز پر زیادہ سخت معیارات لاگو کرے گی۔
زیادہ خطرے والی سرگرمیاں
ایسے کلائنٹس اور حقیقی مستفید مالکان، جن کی دولت کا ذریعہ ایسی سرگرمیاں ہوں جنہیں منی لانڈرنگ کے لیے حساس سمجھا جاتا ہے، ان کی مزید سخت جانچ پڑتال کی جائے گی۔
سرکاری عہدیداران
ایسے افراد جو عوامی اعتماد کے عہدوں پر فائز ہیں یا رہ چکے ہیں، مثلاً سرکاری عہدیدار، سرکاری کارپوریشنوں کے سینئر ایگزیکٹوز، سیاست دان، سیاسی جماعتوں کے عہدیدار وغیرہ، نیز ان کے اہلِ خانہ اور قریبی ساتھیوں کی مزید سخت جانچ پڑتال کی جائے گی۔
2.2.5 تصدیق کی ذمہ داری
نئے کلائنٹ کو قبول کرتے وقت ہر نئے درخواست دہندہ کی شناخت کی تصدیق کرنا MLRO کی ذمہ داری ہے۔ تصدیق کے طریقۂ کار مکمل کیے جانے چاہییں اور نئے درخواست دہندہ کی شناخت کے قابلِ قبول ثبوت حاصل کیے جانے چاہییں، اس سے پہلے کہ اسے کسٹمر معاہدہ بھیجا جائے۔ صرف غیر معمولی حالات میں اس سے استثنا ہو سکتا ہے، جیسا کہ کمپلائنس آفیسر تحریری طور پر طے کرے۔
2.2.6 تصدیق کے طریقۂ کار
کمپنی کے کلائنٹ شناختی سوالنامے میں متعلقہ معلومات درج کرکے تصدیقی عمل کا ریکارڈ محفوظ کیا جانا چاہیے۔
اگر اس بارے میں کوئی شک ہو کہ درخواست دہندہ کی شناخت کی تصدیق کے لیے کون سی معلومات حاصل کرنا ضروری ہیں، تو عملے کو کسی بھی کاروباری معاملے کا آغاز کرنے سے پہلے، بغیر تاخیر رہنمائی کے لیے MLRO سے مشورہ کرنا چاہیے۔
2.2.7 AML کمپلائنس آفیسر کی منظوری
مکمل ہونے کے بعد، کلائنٹ شناختی سوالنامہ کمپنی کے ملازم یا کمپنی کی جانب سے نامزد کردہ شخص کو پُر کرکے اس پر دستخط کرنے چاہییں، پھر اسے ریکارڈ محفوظ رکھنے کے لیے کمپلائنس آفیسر کے حوالے کرنا چاہیے۔ ہر درخواست گزار کے لیے کمپلائنس آفیسر کو بھی فارم پر توثیقی دستخط کرنے ہوں گے اور یہ فیصلہ کرنا ہوگا کہ درخواست گزار کے ساتھ کاروبار شروع کرنے سے پہلے کون سی مزید معلومات، بشمول دستاویزات، درکار ہیں۔
2.2.8 ریکارڈ محفوظ رکھنے کے طریقۂ کار
کمپنی کو لین دین مکمل ہونے کی تاریخ سے کم از کم 5 سال تک تمام ریکارڈ بھی محفوظ رکھنے ہوں گے۔ ان میں دوسرے فریق کی شناخت کی تصدیق کرنے والے ریکارڈ اور اس کلائنٹ کے ساتھ یا اس کی جانب سے کیے گئے لین دین کا ریکارڈ شامل ہونا چاہیے۔
2.2.9 نگرانی اور وقتاً فوقتاً جائزے
کمپنی یہ معقول فیصلہ کرے گی کہ موجودہ کلائنٹس کے حوالے سے مزید کون سے اقدامات، اگر کوئی ہوں، مناسب جانچ پڑتال کے لیے نافذ کرنا ضروری ہیں۔ اس کے علاوہ، کمپنی صارفین کے اکاؤنٹس کی سرگرمیوں کا وقتاً فوقتاً جائزہ لینے کا درج ذیل نظام بھی نافذ کرے گی:
- کم خطرے والے کلائنٹس – ہر 22 ماہ بعد،
- درمیانے رسک والے کلائنٹس – ہر 18 ماہ بعد
- زیادہ رسک – ہر 12 ماہ بعد۔
ایسے عملے کو آگاہ کیا جائے گا جو ان ٹرانزیکشنز کو سنبھالتا ہے یا انتظامی طور پر انہیں سنبھالنے کا ذمہ دار ہے جن میں منی لانڈرنگ شامل ہو سکتی ہے:
- منی لانڈرنگ کی روک تھام کے لیے کمپنی کے انتظامات کے تحت ان کی ذمہ داریاں، جن میں شناخت کے کافی ثبوت حاصل کرنا، منی لانڈرنگ کے علم یا شبہے کو پہچاننا اور اس کی اطلاع دینا، اور اہم خامیوں سے متعلق نتائج کا استعمال شامل ہے؛
- MLRO کی شناخت اور ذمہ داریاں؛
- منی لانڈرنگ سے متعلق قانون اور ضوابط؛ اور
- منی لانڈرنگ سے متعلق کسی بھی شق کی خلاف ورزی کے کمپنی، اس کے ملازمین اور کلائنٹس پر ممکنہ اثرات۔
تمام عملے کو قوانین اور متعلقہ رہنما ہدایات تک رسائی حاصل ہوگی، اور اس دستاویز میں دی گئی معلومات کے علاوہ انہیں وقتاً فوقتاً تربیت بھی دی جائے گی۔ اس تربیت میں کمپلائنس آفیسر کے زیرِ اہتمام سیمینار بھی شامل ہوں گے۔ ملازمین کو چاہیے کہ وہ ان طریقۂ کار کے بارے میں اپنے علم کو باقاعدگی سے تازہ کرتے رہیں، کیونکہ ایکٹ اور ضوابط کی خلاف ورزی کے نتائج سنگین ہو سکتے ہیں۔
منی لانڈرنگ کی روک تھام سے متعلق فراہم کردہ تربیت کا ریکارڈ محفوظ رکھنا لازم ہے۔ اس میں تربیت کی تاریخیں، نوعیت اور تربیت حاصل کرنے والوں کے نام شامل ہوں گے۔
تمام عملے پر قانونی اور ضابطہ جاتی ذمہ داری عائد ہوتی ہے کہ وہ ایسی معلومات کی رپورٹ کریں جو ان کے علم میں آئیں اور جن سے منی لانڈرنگ کا شبہ پیدا ہو، یا شبہ کرنے کی معقول بنیادیں سامنے آئیں۔ لہٰذا، اگر عملے کے کسی رکن کو حقیقتاً علم یا شبہ نہ بھی ہو، لیکن معقول طور پر اسے علم ہونا چاہیے تھا یا شبہ ہونا چاہیے تھا، اور وہ رپورٹ نہ کرے، تو وہ جرم کا مرتکب ہوگا۔ اس مقصد کے لیے مشتبہ لین دین کی مسلسل نگرانی کرنا ضروری ہے۔ منی لانڈرنگ کی سرگرمیوں کو روکنے یا ان کا پتا لگانے کے لیے کمپنی کا اپنے صارفین کو جاننا اس کا سب سے اہم دفاعی ذریعہ ہے۔ یہ ضروری ہے کہ کمپنی نئے کاروباری فریقوں کی شناخت کی تصدیق کرے، اس بات کو یقینی بنائے کہ وہ جائز کاروباری سرگرمیوں میں ملوث ہیں، اور دیانت داری اور کاروباری طریقۂ کار کے حوالے سے کمپنی کے اعلیٰ معیارات پر پورا اترتے ہیں۔
منی لانڈرنگ کے سلسلے میں علم کی تعریف ماضی میں وسیع پیمانے پر کی گئی ہے، جس میں یہ امور شامل ہیں: واضح بات کو جان بوجھ کر نظرانداز کرنا، معقول اور دیانت دار شخص کی طرح پوچھ گچھ جان بوجھ کر اور لاپروائی سے نہ کرنا، ایسے حالات سے آگاہ ہونا جو معقول اور دیانت دار شخص کے سامنے حقائق واضح کرتے ہوں یا اسے مزید تحقیق کرنے پر آمادہ کرتے ہوں۔
شبہ کا جائزہ ذاتی رائے کی بنیاد پر لیا جاتا ہے، تاہم یہ محض قیاس آرائی سے آگے کی بات ہے۔ شبہ کرنے کی معقول وجوہات کا معیار ذاتی رائے کے بجائے ایک معروضی جانچ متعارف کراتا ہے۔ اس میں جان بوجھ کر واضح بات سے آنکھیں بند کرنا (یعنی واضح بات کو نظرانداز کرنا)، غفلت (ضروری پوچھ گچھ لاپرواہی سے نہ کرنا) اور پیش کردہ یا دستیاب حقائق اور معلومات کا مناسب جائزہ نہ لینا شامل ہو سکتا ہے۔ یہ بات نوٹ کی جائے کہ شبہ کا انحصار تعلق اور لین دین کی نوعیت، نیز ہر معاملے کے مخصوص حالات پر ہوگا۔
لہٰذا، کمپنی اس بات کو یقینی بنائے گی کہ عملہ مخصوص حالات میں صارف کو جاننے اور لین دین یا ہدایت کی وجہ سمجھنے کے لیے تمام معقول اقدامات کرے۔ کمپنی اپنے عملے کی جانب سے کی گئی اور نگران اتھارٹی کو بھیجی گئی رپورٹوں کا ریکارڈ محفوظ رکھے گی۔
مشکوک لین دین اکثر ایسا ہوتا ہے جو صارف کے معلوم اور جائز کاروبار سے مطابقت نہ رکھتا ہو۔ مشکوک لین دین کا جائزہ لینے میں سہولت کے لیے صارف کے کاروبار کو سمجھنے اور مناسب ریکارڈ رکھنے پر زور دیا جائے گا۔ جائزے میں سہولت کے لیے صارف کے کاروبار، اس کی ضروریات اور مناسب ریکارڈ رکھنے کو مدنظر رکھا جائے گا۔ منی لانڈرنگ کے بارے میں علم یا شبہ ہونے پر رپورٹ کرنا تمام عملے کی ذمہ داری ہے۔
مندرجہ ذیل سوالات یہ جاننے میں مدد دے سکتے ہیں کہ آیا کوئی لین دین مشکوک ہے:
- کیا یہ کلائنٹ کی معلوم سرگرمیوں سے مطابقت نہیں رکھتا؟
- کیا لین دین کا حجم معمول کے مطابق ہے؟
- کیا زیرِ غور لین دین سے منسلک کوئی دوسرے لین دین بھی ہیں جن کے بارے میں کمپنی کو علم ہو اور جن کا مقصد رقم کی اصل نوعیت چھپانا اور اسے دوسری شکلوں میں تبدیل کرنا یا دوسری جگہوں یا مستفید ہونے والوں تک پہنچانا ہو سکتا ہے؟
- کیا یہ لین دین کلائنٹ کے لیے معقول ہے؟
- کیا کلائنٹ کے لین دین کے انداز میں تبدیلی آئی ہے؟
- کیا کلائنٹ کے پاس متعلقہ ملک میں کاروبار کرنے کی کوئی وجہ ہے؟
- کیا کلائنٹ کا تجویز کردہ طریقۂ ادائیگی غیر معمولی ہے؟
منی لانڈرنگ کے شبہے، خواہ وہ کتنا ہی معمولی ہو، پر فوری طور پر MLRO سے بات کی جانی چاہیے۔ منی لانڈرنگ کے شبہے یا اس کے علم کی رپورٹ دینے کے لیے ایک اندرونی فارم اس مینوئل میں شامل کیا گیا ہے۔
سرکاری اعتماد کے عہدوں پر فائز صارفین، مثلاً سرکاری اہلکاروں اور سیاست دانوں، کی جانب سے رکھے گئے اکاؤنٹس اور ان سے منسلک کسی بھی معروف اکاؤنٹ کی نگرانی کے لیے بھی اقدامات کیے جانے چاہییں۔
ملازمین کے لیے لازم ہے کہ منی لانڈرنگ سے متعلق کسی بھی شبہے کی اطلاع MLRO کو دیں۔
اس شبہے کا مکمل ریکارڈ تیار کیا جانا چاہیے، جس میں رپورٹ کرنے والے ملازم کا نام اور مقام، کلائنٹ کی مکمل تفصیلات، اور اس معلومات کی وضاحت شامل ہو جس کی وجہ سے شبہ پیدا ہوا۔
رپورٹ کے سلسلے میں کی گئی تمام اندرونی پوچھ گچھ، نیز رپورٹ جمع کرانے یا نہ کرانے کی وجہ بھی دستاویزی طور پر درج کی جانی چاہیے۔
MLRO کو رپورٹ کرنے والے ملازم کو یاد دہانی کرانی چاہیے کہ وہ رپورٹ میں مذکور مشتبہ شخص کو اس بارے میں خبردار نہ کرے، اور رپورٹ سے متعلق معلومات کسی تیسرے فریق کے ساتھ شیئر نہ کرے۔
رپورٹ کرنے کی ذمہ داری میں وہ صورتیں بھی شامل ہیں جن میں کاروبار یا لین دین آگے نہیں بڑھا، کیونکہ درخواست یا تجویز سے متعلق حالات منی لانڈرنگ کا شبہ پیدا کرتے ہیں۔
کمپنی پر یہ تصدیق کرنا لازم ہوگا کہ ہر کلائنٹ نے اپنے دستخط شدہ کلائنٹ کی شناخت سے متعلق سوالنامے (جسے آگے "KYC" کہا جائے گا) جمع کروا دیے ہیں۔
کمپنی کی ذمہ داری ہوگی کہ وہ کلائنٹ کو KYC درست طریقے سے مکمل کرنے کے لیے مناسب معاونت فراہم کرے۔ کمپنی تمام کلائنٹس کو KYC درست طریقے سے مکمل کرنے کی اہمیت سے آگاہ کرے گی، تاکہ کمپنی درست خدمات فراہم کر سکے اور کلائنٹ کے مفادات کا تحفظ اور فروغ کر سکے۔
کلائنٹ کے سرمایہ کاری کے تجربے کو سمجھنے کے لیے، ماضی میں مالیاتی انسٹرومنٹس میں کی گئی اس کی ٹرانزیکشنز کے بارے میں معلومات حاصل کی جاتی ہیں، جن میں ٹرانزیکشنز کی نوعیت، ان کی مقدار اور تکرار شامل ہیں۔
کلائنٹ کے سرمایہ کاری کے اہداف کے حوالے سے، کمپنی کو بنیادی طور پر سرمایہ کاری کی متوقع مدت (مختصر، درمیانی یا طویل مدتی) کے ساتھ ساتھ کلائنٹ کی خطرہ برداشت کرنے کی صلاحیت (کم، درمیانی یا زیادہ) کے بارے میں معلومات حاصل کرنی ہوں گی۔
مزید یہ کہ کلائنٹ کی مالی حیثیت کے جائزے میں اس کے اثاثوں کے پورٹ فولیو کا وسیع تر جائزہ شامل ہونا چاہیے۔ اس میں کلائنٹ کی آمدنی، بنیادی اثاثے (جائیداد، مالیاتی اثاثے، قیمتی اشیا اور دیگر اہم اثاثے)، ماہانہ اخراجات اور قرض کی ذمہ داریاں شامل ہیں۔
کمپنی کو کلائنٹ کو اس بات سے آگاہ کرنا چاہیے کہ وہ اپنی تفصیلات اور مالی حالت میں آئندہ ہونے والی تبدیلیوں کے بارے میں کمپنی کو مطلع کرے۔
تمام عملے پر لازم ہے کہ وہ ان طریقۂ کار کے مطابق منی لانڈرنگ کے بارے میں اپنے علم یا شبہات کی اطلاع دیں۔ اگر منی لانڈرنگ کے بارے میں شبہ یا علم ہونے کی معقول بنیاد موجود ہو اور کوئی ملازم اس کی اطلاع نہ دے، تو وہ جرم کا مرتکب ہوتا ہے۔ لہٰذا، اگر آپ کو ذرا سا بھی شبہ ہو:
(a) فوری طور پر MLRO کو زبانی طور پر مطلع کریں اور یہ رپورٹنگ فارم مکمل کریں۔ اب آپ کسی بھی ذاتی مجرمانہ ذمہ داری سے بری ہیں۔ تاہم، معاملہ حل ہونے تک آپ کو صارف اور ٹرانزیکشن کے حوالے سے کمپلائنس آفیسر اور انتظامیہ کی ہدایات پر عمل کرنا ہوگا؛
(b) آپ کمپلائنس آفیسر کی منظوری ملنے تک کسٹمر کے پورٹ فولیو کا انتظام جاری نہیں رکھ سکتے؛
(c) کمپلائنس آفیسر کو سینئر مینجمنٹ کے ساتھ فوری طور پر صورتحال کا جائزہ لینا ہوگا؛
(d) جائزے سے یا تو شبہ برقرار رہے گا یا رد ہو جائے گا۔ اگر شبہ برقرار رہتا ہے تو کمپنی متعلقہ حکام کو ایک خفیہ رپورٹ دے گی، جو کمپنی کو بتائیں گے کہ آگے کیسے کارروائی کرنی ہے؛
(e) آپ کلائنٹ یا کسی بھی دوسرے شخص کو یہ اطلاع نہیں دیں گے کہ آپ نے یا کمپنی نے کوئی رپورٹ جمع کرائی ہے؛
(f) اگر کوئی شک ہو تو کمپلائنس آفیسر سے رہنمائی لیں۔
براہِ کرم درج ذیل مکمل کریں
- کسٹمر کا نام:
- رجسٹریشن/اصل کا ملک:
- کسٹمر کی قسم (براہِ کرم مناسب قسم کے نیچے لکیر لگائیں):
- کارپوریشن پارٹنرشپ
- رابطہ کرنے والے کا نام:
- پوزیشن:
- رابطے کی تفصیلات:
- ٹیلی فون:
- فیکس:
6. کیا صارف پہلے سے موجود صارف ہے
- ہاں
- نہیں - براہِ کرم شناخت سے متعلق دستیاب تمام معلومات فراہم کریں
8. شناخت کے عمل کے دوران پیدا ہونے والا شبہ یا حاصل ہونے والی معلومات:
(a) کس طرح گاہک کا ہم سے تعارف ہوا؟
(b) کیا شناخت کی تصدیق مکمل ہو گئی ہے؟
(c) کیا صارف کی شناخت کی تصدیق حاصل کرنا غیر معمولی طور پر مشکل رہا ہے؟
اگر ہاں، تو براہِ کرم وضاحت کریں:
9. براہِ کرم نیچے دی گئی جگہ میں منی لانڈرنگ کے بارے میں اپنے علم یا شبہے کی تفصیل، شبہ ہونے کی وجہ اور کوئی دیگر متعلقہ معلومات درج کریں۔ زیادہ سے زیادہ معلومات فراہم کریں۔ درج ذیل نکات مددگار ثابت ہو سکتے ہیں:
(a) کیا پورٹ فولیو کے انتظام میں شامل کسی بھی امانت دار کا کردار معمول کے مطابق ہے؟
(b) کیا ممکنہ سرمایہ کار سے بظاہر کوئی تعلق نہ رکھنے والے تیسرے فریق کے چیک کے ذریعے اکاؤنٹ میں ادائیگی کی جا رہی ہے؟
(c) کیا اکاؤنٹ میں چیک کے ذریعے ادائیگی کی جا رہی ہے، جبکہ اکاؤنٹ ہولڈر، دستخط کنندہ اور ممکنہ سرمایہ کار مختلف ہیں؟
(d) دیگر مشکوک حالات:
10. MLRO: شبہے کی تائید یا تردید کے لیے کوئی بھی مزید متعلقہ معلومات شامل کریں۔
