1.1. Pemprosesan data bermaksud pengumpulan, perekodan, penyusunan, penyimpanan, pengubahan, pendedahan, perundingan, pengekstrakan, penggunaan, penghantaran, penggunaan silang, pemindahan atau pemberian akses kepada pihak ketiga, penyambungan, penutupan, pemadaman atau pemusnahan data, atau beberapa operasi yang dinyatakan di atas, tanpa mengira cara operasi tersebut dilakukan atau kaedah yang digunakan.
1.2. Firma brokeraj FX hendaklah menyediakan senarai dan dokumentasi tentang kaedah yang digunakan dalam pemprosesan data serta menyimpan rekod pemprosesan data. Senarai kaedah yang digunakan dalam pemprosesan data hendaklah merangkumi nama, jenis dan bilangan peralatan serta nama pengilang peralatan tersebut; nama dan nombor lesen perisian yang digunakan serta nama pengilang perisian; dan lokasi dokumentasi perisian yang digunakan.
1.3. Individu yang terlibat dalam pemprosesan data hendaklah memproses data hanya untuk tujuan yang dibenarkan, di bawah syarat yang ditetapkan serta mengikut arahan dan perintah yang diterima. Mereka hendaklah merahsiakan data yang diketahui semasa menjalankan tugas dan yang tidak dimaksudkan untuk kegunaan awam. Kewajipan menjaga kerahsiaan ini berterusan selepas hubungan pekerjaan atau perkhidmatan dengan Firma FX ditamatkan.
1.4. Pemprosesan data tanpa kebenaran (termasuk merekodkan, mengubah, memadam, membaca, menyalin, (menghantar), mengangkut rekod tanpa kebenaran dan sebarang penggunaan data tanpa kebenaran yang lain (yang tidak ditetapkan dalam tugas rasmi)) adalah dilarang.
1.5. Langkah keselamatan yang mencukupi, termasuk penyulitan data jika perlu, hendaklah dilaksanakan semasa penghantaran data melalui peralatan komunikasi data atau semasa pengangkutan rekod.
1.6. Setiap pengguna pangkalan data hendaklah diberikan kaedah pengesahan peribadi yang membolehkannya menggunakan pangkalan data tersebut. Kata laluan akses bagi pangkalan data elektronik hendaklah ditukar sekurang-kurangnya sekali setiap suku tahun. Penggunaan sebarang kaedah memasukkan kata laluan secara automatik adalah dilarang. Pengguna sistem pemprosesan data tidak boleh mengakses data yang tidak diperlukan untuk pemprosesan data yang dibenarkan dan pelaksanaan tugas pengguna tersebut.
1.7. Firma Pembrokeran FX hendaklah melaksanakan langkah yang mencukupi dan sewajarnya untuk memastikan setiap operasi pemprosesan data meninggalkan jejak, yang kemudiannya membolehkan pengenalpastian orang yang melaksanakan operasi tersebut, jenis dan masa operasi itu serta fakta lain yang berkaitan. Ini termasuk maklumat tentang bila, oleh siapa dan data yang mana telah direkodkan, diubah atau dipadamkan; bila, oleh siapa dan data yang mana dalam sistem pemprosesan data telah diakses; serta maklumat tentang sebarang pemindahan data. Keupayaan untuk memulihkan kandungan data kepada keadaan sebelum pengubahsuaian hendaklah tersedia apabila sebarang pengubahsuaian dibuat pada data atau dokumen.
1.8. Pengurus atau pekerja Firma Pembrokeran FX hendaklah berpegang pada jangkaan yang berasas bahawa data yang diserahkan adalah tepat. Pengurus atau pekerja Firma Pelaburan hendaklah menyemak ketepatan data dalam pangkalan data dari semasa ke semasa dengan meminta orang yang menyerahkan data menyemaknya dan, jika perlu, membuat pembetulan atau mengesahkan ketepatan data tersebut.
1.9. Sebarang data yang tidak lengkap atau tidak tepat dan diketahui oleh pengurus atau pekerja Firma Pelaburan hendaklah ditutup, dan segala langkah yang perlu hendaklah diambil dengan segera untuk melengkapkan dan membetulkan data berkenaan. Atas permintaan subjek data, pengurus atau pekerja Firma Pelaburan hendaklah membetulkan sebarang data yang tidak tepat tentang subjek data dalam pangkalan data sekiranya subjek data memaklumkan kepada pengurus atau pekerja Firma Pelaburan bahawa data tentang dirinya tidak tepat dan menyerahkan data yang betul. Data yang tidak tepat itu hendaklah disimpan bersama-sama data yang betul serta nota yang menunjukkan tempoh data yang tidak tepat itu digunakan.
1.10. Jika ketepatan data dipertikaikan, data berkenaan hendaklah disekat sehingga ketepatannya disahkan atau data yang betul ditentukan. Pihak ketiga yang memberikan atau menerima data hendaklah dimaklumkan dengan segera tentang sebarang pembetulan yang dibuat pada data, jika tindakan itu boleh dilaksanakan dari segi teknikal dan tidak mengakibatkan perbelanjaan yang tidak seimbang.
1.11. Keputusan automatik oleh sistem pemprosesan data tanpa penyertaan subjek data hanya dibenarkan tertakluk pada syarat dan mengikut prosedur yang ditetapkan oleh undang-undang.
2.1. Subjek data berhak menarik balik persetujuan untuk pemprosesan data peribadi pada bila-bila masa. Dalam keadaan sedemikian, Firma Pelaburan hendaklah menghentikan pemprosesan data setakat yang berkenaan.
2.2. Setiap orang berhak mengakses data tentang dirinya yang dikumpulkan dalam pangkalan data, melainkan jika hak ini dihadkan oleh undang-undang. Keputusan untuk memberikan atau menolak kebenaran mengakses data dan mengeluarkan salinan data hendaklah dibuat oleh pengurus eksekutif Firma FX.
2.3. Atas permintaan subjek data, Firma FX hendaklah memaklumkan kepada subjek data tentang data mengenai dirinya yang tersedia dalam pangkalan data, sumber data tersebut, tujuan pemprosesan data dan mana-mana pihak ketiga atau kategori pihak ketiga yang telah diberikan kebenaran untuk memindahkan data, serta apa-apa fakta lain yang wajib dimaklumkan kepada subjek data oleh pemilik (pemproses) pangkalan data, melainkan jika hak subjek data untuk menerima maklumat dihadkan oleh undang-undang. Data hendaklah diberikan menggunakan kaedah yang diminta oleh subjek data, jika boleh, dalam tempoh lima hari bekerja dari tarikh permintaan berkenaan diterima.
2.4. Dalam keadaan yang ditetapkan oleh undang-undang, data hendaklah diberikan kepada pihak ketiga yang mempunyai hak di sisi undang-undang untuk meminta dan menerima data tersebut. Dalam semua keadaan lain, data hanya boleh diberikan kepada pihak ketiga jika subjek data telah memberikan persetujuan yang berkenaan.
2.5. Individu yang diberi kuasa boleh menyemak, di premis Firma Pelaburan, dokumen tentang penubuhan pangkalan data dan apa-apa dokumen lain yang berkaitan dengan pangkalan data tersebut.
3.1. Firma Pelaburan boleh mengumpulkan dalam pangkalan data apa-apa data yang tersedia kepada umum atau apa-apa data yang diserahkan secara sukarela oleh subjek data. Hanya data yang diperlukan untuk memberikan perkhidmatan kepada pelanggan dan/atau melaksanakan operasi yang diminta oleh pelanggan boleh diminta daripada pelanggan.
3.2. Firma broker FX hendaklah mengumpulkan dan memproses data pelanggan setakat yang diperlukan untuk mencapai objektif yang ditetapkan (penyediaan perkhidmatan), dan dengan cara yang dirancang khusus untuk tujuan tersebut. Data yang tidak diperlukan hendaklah dipadamkan atau dimusnahkan dengan serta-merta. Penggunaan data dengan cara lain daripada yang telah dipersetujui sebelum ini hanya dibenarkan dengan persetujuan sewajarnya daripada subjek data atau berdasarkan syarat yang ditetapkan oleh undang-undang.
3.3. Pengurus dan kakitangan Firma FX hendaklah mendaftarkan dan menyimpan data serta dokumen yang berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan, termasuk:
a) dokumen yang menetapkan hak dan kewajipan Firma Pembrokeran FX dan pelanggan, atau syarat penyediaan perkhidmatan oleh Firma Pembrokeran FX kepada pelanggan;
b) butiran perkhidmatan yang diberikan dan transaksi serta sebarang komunikasi antara pelanggan dengan Firma FX, setakat yang memastikan gambaran keseluruhan tindakan Firma FX dalam menyediakan perkhidmatan.
3.4. Pengurus dan pekerja Firma Pembrokeran FX hendaklah merekodkan dan menyimpan data mengenai keputusan yang berkaitan dengan perniagaan dan pengurusan Firma FX, serta menyimpan peraturan prosedur dalaman Firma.
3.5. Seseorang yang dilantik oleh Lembaga Pengurusan Firma Pembrokeran FX hendaklah menyelenggara rekod dokumen serta mengatur penyimpanan dan pengarkiban dokumen tersebut mengikut syarat dan tatacara yang ditetapkan oleh undang-undang dan peraturan prosedur dalaman (termasuk tempoh penyimpanan).
3.6. Firma pembrokeran FX hendaklah menyimpan data sekurang-kurangnya selama lima tahun, melainkan tempoh lain bagi penyimpanan data atau dokumen ditetapkan oleh undang-undang, instrumen Pihak Berkuasa Perkhidmatan Kewangan, peraturan dalaman Firma FX atau keputusan badan pengurusan Firma FX.
3.7. Perjanjian pelanggan dan/atau syarat penyediaan perkhidmatan oleh Firma pembrokeran FX kepada pelanggan hendaklah disimpan sekurang-kurangnya selagi hubungan kontrak atau hubungan undang-undang lain yang berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan dagangan atau perkhidmatan sampingan dagangan kepada pelanggan masih berterusan, melainkan tempoh yang lebih panjang ditetapkan oleh undang-undang.
