Terma MTrading

Polisi Peribadi

1. Keperluan am untuk pemprosesan data

1.1. Pemprosesan data bermaksud pengumpulan, pencatatan, pengaturan, penyimpanan, pengubahan, pengungkapan, perundingan, pengambilan, penggunaan, transmisi, penggunaan silang, pemindahan atau pemberian akses kepada pihak ketiga, saling menghubungkan, penutupan, penghapusan atau pemusnahan data atau beberapa dari yang disebutkan di atas operasi, tanpa mengira cara pelaksanaannya atau cara yang digunakan.

1.2. Firma pembrokeran FX hendaklah menyusun senarai dan dokumentasi cara yang digunakan dalam pemprosesan data dan menyimpan rekod pemprosesan data. Senarai kaedah yang digunakan dalam pemprosesan data hendaklah merangkumi nama, jenis dan bilangan peralatan dan nama pengeluar peralatan tersebut; nama dan nombor lesen perisian yang digunakan dan nama pengeluar perisian; lokasi dokumentasi perisian yang digunakan.

1.3. Orang yang terlibat dalam pemrosesan data harus memproses data hanya untuk tujuan yang dibenarkan dalam keadaan yang ditetapkan dan mengikut arahan dan pesanan yang diterima dan mereka harus menjaga kerahsiaan data yang telah diketahui oleh mereka selama pelaksanaan tugas mereka dan yang tidak bertujuan untuk kegunaan awam. Keperluan kerahsiaan tersebut berterusan setelah penamatan hubungan kerja atau perkhidmatan dengan FX Firm.

1.4. Pemprosesan data yang tidak dibenarkan (termasuk rakaman, perubahan, penghapusan, pembacaan, penyalinan, (penghantaran), pengangkutan rekod yang tidak sah dan penggunaan data lain yang tidak dibenarkan (tidak ditentukan oleh tugas rasmi) dilarang.

1.5. Langkah-langkah keselamatan yang memadai, termasuk enkripsi data jika perlu, harus dilaksanakan setelah pengiriman data melalui peralatan komunikasi data atau dalam pengiriman catatan.

1.6. Setiap pengguna pangkalan data akan diberikan alat pengesahan peribadi yang membolehkan mereka menggunakan pangkalan data. Kata laluan akses untuk pangkalan data elektronik hendaklah diubah sekurang-kurangnya sekali setiap suku tahun. Penggunaan sebarang kaedah memasukkan kata laluan secara automatik adalah dilarang. Pengguna sistem pemprosesan data tidak akan memiliki akses ke data yang tidak diperlukan untuk pemrosesan data yang dibenarkan dan pelaksanaan tugas pengguna tersebut.

1.7. Firma pembrokeran FX akan melaksanakan langkah-langkah yang mencukupi untuk memastikan bahawa setiap operasi pemprosesan data meninggalkan kesan yang kemudiannya memungkinkan pengenalpastian orang yang melakukan operasi, sifat dan masa operasi dan apa-apa fakta lain yang relevan, termasuk ketika, oleh siapa dan data mana yang dirakam, diubah atau dihapus, atau bila, oleh siapa dan mana data dalam sistem pemrosesan data diakses, serta informasi mengenai setiap pengiriman data. Kemungkinan untuk memulihkan kandungan data sebelum pengubahsuaian akan tersedia apabila pengubahsuaian dilakukan dalam data atau dokumen.

1.8. Pengurus atau pekerja Firma pembrokeran FX harus bergantung pada jangkaan yang dibenarkan bahawa data yang dikemukakan adalah betul. Pengurus atau pekerja Firma Pelaburan hendaklah dari semasa ke semasa, mengesahkan ketepatan data dalam pangkalan data dengan meminta orang yang mengirimkan data untuk memeriksa data dan jika perlu membuat pembetulan atau mengesahkan ketepatan data.

1.9. Segala data yang tidak lengkap atau tidak betul yang diketahui oleh pengurus atau pekerja Firma Pelaburan akan ditutup dan segala langkah yang perlu diambil segera untuk menambah dan memperbetulkan data yang dimaksudkan. Atas permintaan subjek data, pengurus atau pekerja Firma Pelaburan akan membetulkan data yang salah mengenai subjek data dalam pangkalan data jika subjek data memberitahu pengurus atau pekerja Firma Pelaburan mengenai ketidaktepatan data pada subjek data dan mengemukakan data yang betul; data yang salah hendaklah disimpan dengan data yang betul dan dengan catatan yang menunjukkan dalam tempoh mana data yang salah digunakan.

1.10. Sekiranya ketepatan data dipertikaikan, data dalam pertanyaan akan ditutup hingga pengesahan ketepatan data atau penentuan data yang benar. Orang ketiga yang memberikan atau menerima data akan segera diberitahu tentang setiap pembetulan yang dilakukan dalam data jika secara teknis layak dan tidak menyebabkan perbelanjaan yang tidak seimbang.

1.11. Keputusan secara automatik sistem pemprosesan data, tanpa penyertaan subjek data, hanya diperbolehkan berdasarkan syarat dan prosedur yang ditentukan oleh undang-undang.

2. Hak subjek data

2.1. Subjek data berhak menarik pada bila-bila masa persetujuan untuk memproses data peribadi, dalam hal ini Firma Pelaburan akan berhenti memproses data ke tahap yang sesuai.

2.2. Setiap orang berhak untuk mengakses data mengenai diri mereka, yang dikumpulkan dalam pangkalan data, kecuali hak ini dibatasi oleh undang-undang. Keputusan mengenai pemberian atau penolakan keizinan untuk mengakses data dan mengeluarkan salinan data harus dibuat oleh pengurus eksekutif Firma FX.

2.3. Atas permintaan subjek data, Firma FX akan memberitahu subjek data yang tersedia pada subjek data dalam pangkalan data dan sumber data tersebut, tujuan pemprosesan data dan mana-mana pihak ketiga atau kategori ketiga pihak yang telah menerima kebenaran untuk penghantaran data, serta fakta lain yang mana pemilik (pemroses) pangkalan data diminta untuk memberitahu subjek data, kecuali hak subjek data untuk menerima maklumat dibatasi oleh undang-undang. Data akan dikeluarkan dengan menggunakan metode yang diminta oleh subjek data, jika memungkinkan, dalam waktu lima hari kerja dari penerimaan permintaan masing-masing.

2.4. Dalam kes-kes yang ditentukan oleh undang-undang, data akan dilepaskan kepada pihak ketiga dengan hak hukum untuk meminta dan menerima data tersebut. Dalam semua kes lain, data akan dilepaskan kepada pihak ketiga hanya jika subjek data telah memberikan persetujuan masing-masing.

2.5. Orang yang diberi kuasa dapat mengkaji, di tempat di Firma Pelaburan, dokumen mengenai pembentukan pangkalan data, dan dokumen lain yang berkaitan dengan pangkalan data.

3. Data dikumpulkan dalam pangkalan data

3.1. Firma Pelaburan boleh mengumpulkan dalam pangkalan data sebarang data yang tersedia untuk umum atau data yang diserahkan secara sukarela oleh subjek data. Hanya data yang diperlukan untuk penyediaan perkhidmatan kepada klien dan/atau untuk pelaksanaan operasi yang diminta oleh pelanggan yang dapat diminta dari klien.

3.2. Firma pembrokeran FX akan mengumpulkan dan memproses data pelanggan sejauh yang diperlukan untuk mencapai objektif yang ditentukan (penyediaan perkhidmatan) dan dengan cara yang dirancang untuk tujuan tertentu. Data yang tidak diperlukan hendaklah dihapuskan atau dimusnahkan sekaligus. Penggunaan data dengan cara lain daripada yang dipersetujui sebelumnya hanya diperbolehkan dengan persetujuan masing-masing dari subjek data atau pada syarat yang ditentukan oleh undang-undang.

3.3. Pengurus dan pekerja Firma FX hendaklah mendaftar dan menyimpan data dan dokumen yang berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan, termasuk:

a) dokumen yang menetapkan hak dan kewajipan Firma pembrokeran FX dan pelanggan atau syarat penyediaan perkhidmatan oleh Firma pembrokeran FX kepada pelanggan;

b) perincian perkhidmatan dan urus niaga yang disediakan dan sebarang komunikasi antara pelanggan dan Firma FX sejauh mana yang memastikan gambaran keseluruhan tindakan Firma FX dalam penyediaan perkhidmatan.

3.4. Pengurus dan pekerja Firma pembrokeran FX harus mendaftar dan menyimpan data mengenai keputusan yang berkaitan dengan perniagaan dan pengurusan Firma FX, dan mematuhi peraturan prosedur dalaman Firma.

3.5. Seseorang yang dilantik oleh Lembaga Pengurusan Firma pembrokeran FX hendaklah menyimpan rekod dokumen dan akan mengatur pemeliharaan dan pengarkiban dokumen tersebut dengan syarat dan mengikut prosedur yang ditentukan oleh undang-undang dan peraturan prosedur dalaman (termasuk tempoh pemeliharaan).

3.6. Firma pembrokeran FX akan menyimpan data sekurang-kurangnya lima tahun, kecuali syarat-syarat lain untuk pemeliharaan data atau dokumen ditentukan oleh undang-undang, instrumen Lembaga Perkhidmatan Kewangan, peraturan dalaman Firma FX atau keputusan badan-badan pengurusan Firma FX.

3.7. Perjanjian pelanggan dan/atau syarat penyediaan perkhidmatan oleh firma pembrokeran FX kepada pelanggan harus dipelihara sekurang-kurangnya selagi hubungan kontrak atau undang-undang lain yang berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan perdagangan atau perkhidmatan perdagangan sampingan kepada pelanggan berterusan, melainkan jika jangka masa panjang ditentukan oleh undang-undang.